• «Простая канцелярия»
• «Потоковый ввод документов»
• «Электронный архив» на ФСдействует акция до 20.06.2012
• «Управление архивом»

Прикладные решения, разработанные компанией ООО Центр консалтинговых проектов, построены на современной платформе Российской компании-разработчика DocsVision. Подробную информацию о продуктах и услугах можно получить, обратившись в офис нашей компании. Специалисты по электронному документообороту будут рады рассказать о возможностях системы DocsVision, построенных на ее базе решениях, а также организуют презентацию в нашем офисе или с выездом к заказчику.

ООО Центр консалтинговых проектов является партнером компании DocsVision.

Эффективное делопроизводство

Ручная обработка документов и «бумажный» оборот постепенно уходят в прошлое, на смену приходят современные решения для эффективногго ведения делопроизводства и управления документами. Вместе с решением «Простая канцелярия» от компании Центр консалтинговых проектов регистрация документов станет быстрой, а управление документами и процессами простым и удобным.

Порядок в документах и делах - приоритетная задача

Цель руководителя – эффективно работающая и управляемая организация. Использование системы управления документооборотом будет правильным и современным шагом к достижению поставленной задачи. «Простая канцелярия» - оптимальный выбор для управления бизнес процессами организации и переходу к «электронной» форме ведения дел. Решение позволит формировать документы и поручения по ним, а также контролировать процесс исполнения заданий исполнителями в «один клик».

Что такое «Простая канцелярия»?

 - это решение от компании Центр консалтинговых проектов на основе платформы российской компании-разработчика DocsVision. «Простая канцелярия» сочетает в себе возможности мощной платформы и необходимые настройки для базовых задач канцелярии.

 
 Преимущества решения «Простая канцелярия»

• Легкое решение для быстрого внедрения электронного документооборота организации;
• Оптимальное соотношение функционала к цене;
• Содержит все необходимые функции базовой канцелярии;
• Формирование поручений и контроль исполнительской дисциплины;
• Поиск документов по реквизитам и полнотекстовый поиск;
• Построение простых отчетов;
• Широкие возможности, гибкие настройки и возможность расширения функционала;
• Возможность потокового ввода документов в систему;

Интерфейс системы прост и понятен, гибкие настройки позволяют удобно хранить, наглядно отображать и быстро находить документы. Для работы не требуется специальных знаний в области делопроизводства и ИТ-технологий. Все необходимые инструменты для работы с документами, мониторинга и исполнения поручений, формирования отчетов уже готовы для пользователей согласно ролям в системе. Регистрация любых типов документов реализована на основе электронных карточек с множеством реквизитов. Конкурентные лицензии, разнообразие компонентов расширения и вариантов подключения клиентских мест говорят в пользу выбора решения «Простая канцелярия».

Эффект внедрения

• Порядок в документах и управлении организацией;
• Ускорение коммуникаций;
• Управление процессами и выбор оптимального пути решения;
• Повышение производительности работ;
• Повышение исполнительской дисциплины.
   

Автоматизация загрузки и регистрации документов

Под потоковым вводом документов подразумевается автоматическое формирование типовых регистрационных карточек в системе с последующим прикреплением к ним поступивших в канцелярию документов. Документы могут прикрепляться к карточке, как в виде сканированных образов бумажных оригиналов с подписями и печатями, так и в виде электронных файлов любых форматов. Процесс упрощает работу пользователя по регистрации документов, сокращает временные затраты за счет исключения ручной работы и ошибочных действий.

Кроме того, предлагаемая схема позволяет прикреплять к карточкам файлы в формате PDF с распознанным текстом, полученные со сканера, что дает возможность хранить образ первичного документа и текст документа для полнотекстового поиска средствами СЭД.

Окончательный вариант предлагаемой схемы по автоматизированной обработке документов определяется исходя из возможностей программного-аппаратного обеспечения заказчика (поточный документный сканер, программное обеспечение сканера, имеющееся решение на платформе и т.д.)

Описание схемы процесса

• Поступление документа в бумажном виде или электронного файла в канцелярию (1);
• Сканирование бумажного документа или перемещение файла в папку обмена регистратором (2-3-4 или 2-4);
• Автоматизированная обработка документа бизнес-процессом СЭД: формирование карточки согласно типу и виду документа в структуре папок СЭД, заполнение основных реквизитов карточки и прикрепление соответствующего файла документа (5);
• Окончательное заполнение полей регистрационной карточки регистратором документов в среде СЭД (6).

После регистрации в системе, документ становится доступным для поиска и других операций с регистрационной карточкой, предусмотренных возможностями СЭД.

Электронный архив – это удобно!

Сегодня свои документы переводят в электронный вид практически все - органы государственной статистики, библиотеки, министерства, топливно-энергетические и металлургические компании. Структурированное хранение документов в электронной форме приходит и в финансовый учет. Многие «дальновидные» компании уже перевели в электронный архив свою первичную бухгалтерскую документацию.

Что такое электронный архив документов?

Система упорядоченного хранения, обеспечивающая ввод (сканирование), верификацию, архивацию и поиск оцифрованных образов документов.

Зачем это нужно бухгалтеру?

• Порядок в хранении документов;
• Быстрый поиск по реквизитам документов и полнотекстовый поиск;
• Упрощение подготовки документов по требованию (КРУ, прокуратура, ИФНС);
• Одновременная работа с документами нескольких сотрудников;
• Нет потерь времени на передачу документов (электронный файл);
• Упрощение поиска бумажного оригинала. Нашел в архиве - найдешь на полке!
• Документы могут использоваться различными информационными системами, например, загружаться в систему электронного документооборотаПодробнее...

Как это работает?

Насколько это сложно?

Вопрос: Какими знаниями должен обладать специалист, чтобы наполнять и обслуживать электронный архив документов?

Ответ: Решение по организации архива документов, предлагаемое компанией «Центр консалтинговых проектов» не требует специальных и глубоких знаний в области архива документов, достаточно владение компьютером на уровне простого пользователя.

Вопрос: В чем заключается работа оператора станции сканирования и насколько она трудоемка?

Ответ: Основная задача оператора сводится к сканированию документов посредством поточного сканера. Никаких дополнительных действий не требуется, всю рутинную и кропотливую работу осуществляет заложенный в программу автоматизированный бизнес-процесс.

Хранение и поиск по документам в архиве

Вопрос: В каком виде хранятся документы в архиве?

Ответ: В архиве могут храниться сканированные образы полностью оформленных (с подписями и печатями) первичных документов, не подлежащих изменению и распознанные файлы формата PDF с полнотекстовым поиском, что позволяет легко и точно искать текстовую информацию в документе.

Вопрос: Как осуществляется поиск по документам архива?

Ответ: Документы проходят индексирование с получением требуемых реквизитов. Имена хранимых документов формируются по гибким правилам и могут содержать любые атрибуты, например номер, контрагент, дата, штрих-код. Все это позволяет  осуществлять поиск привычными средствами операционной системы по реквизитам и полнотекcтовый поиск по содержимому документов.

Интеграция с системами электронного документооборота

Архив на файловой системе является необходимым этапом в процессе оцифровки документов организации, содержит сканированные образы исходных документов, распознанный текст исходных документов и набор необходимых реквизитов для дальнейшей обработки средствами решения «Управление архивом» на базе платформы DocsVision.

Что такое «Управление архивом»?

Это решение, которое позволяет автоматизировать обработку больших объемов документов средствами СЭД. Имеет 100% совместимость с решением «Простая канцелярия» и может являться его частью либо быть самостоятельным решением, адаптируемым под конкретного заказчика.

Основные возможности решения «Управление архивом»

• Управлять загрузкой документов в СЭД и выгрузкой на файловую систему;
• Осуществлять мониторинг ошибок выполнения операций загрузки-выгрузки;
• Формировать карточки файлов с необходимыми реквизитами и автоматической привязкой соответствующих документов;
• Хранить карточки в структуре папок СЭД;
• Разграничивать права на доступ к карточкам;
• Осуществлять поиск по реквизитам карточек;
• Осуществлять полнотекстовый поиск по распознанным документам в карточках;
• Формировать задачи в среде СЭД с использованием карточек документов;
• Использовать все возможности платформы и имеющегося решения для управления документами.

От бумажного документа к карточке в СЭД