Вернуться к списку новостей

Как начать настройку внутреннего электронного документооборота на предприятии




Кейс Канонерского завода

1.jpg


Этот кейс — успешный пример, как согласованность, постоянное нахождение в контакте заказчика с командой исполнителя и первичная работа заказчика с документами помогли осуществить проект и подготовиться к следующему этапу, связанному с настройкой процессов внутри предприятия.

Заказчик: Канонерский судоремонтный завод — крупное предприятие по ремонту судов всех типов и классов, которое расположено в Санкт-Петербурге.

Задача: Автоматизировать работу при изготовления конструкторско-технологической документации, и формирование конструкторско-технологического архива в электронном виде с сохранением необходимых реквизитов деятельности в программе «1С:Документооборот» КОРП. 3.0, градируя работу специалистов по отдельным направлениям деятельности предприятия, с параллельной организацией более оптимизированного ведения бумажного архива оригиналов документов. 

Для чего необходим данный проект?

Проект является первым шагом к полноценному переходу предприятия на внутренний электронный документооборот (ЭДО). До начала работ на предприятии не было единой электронной системы которая позволяла бы в одном пространстве создавать в электронном виде необходимые документы, ведя их по различным направлениям деятельности предприятия. 

Для своей деятельности по судоремонту, завод использует конструкторско-технологический архив, который, ввиду специфики работ на предприятии содержится в бумажном виде и часть технологической документации хранится в упрощенном электронном архиве . У конструкторско-технологических документов имеются уникальные реквизиты специфической деятельности. Если их не перевести в электронный вид, то невозможно будет настроить полноценный внутренний ЭДО. Так же, корректный перенос данных с необходимыми реквизитами, позволит безошибочно осуществить их передачу в уже электронную версию конструкторско-технологического архива.

Для корректной установки и настройки программы, а также консультации со специалистами, заказчик обратился в Центр консалтинговых проектов.

Что мы сделали

Заказчик выбрал в качестве основной программы для реализации проекта «1С:Документооборот», версия КОРП. 3.0. Она позволяет создать и настроить необходимые для предприятия специфические виды документов.

Мы создали не более 30 видов документов, имеющих набор специфических для предприятия реквизитов. Среди них: акт дефектации, технологические указания, маршрутная карта, внутризаводские технические указания и прочие виды документов с реквизитами. В общем количестве, число реквизитов составило порядка 20 штук; у одних видов документов их больше, у других меньше. 

Пошаговые этапы создания документов в  едином информационном пространстве выглядят следующим образом:

 1) Создаётся проект документа.
 
Мы получили от заказчика те виды карточек, которые было необходимо сформировать в первую очередь и распределили их по соответствующим типам (акт, карта, указания и т.п.)

2) При создании открывается необходимый тип документа, который мы создали. Он, помимо основных полей, содержит уже необходимые для заполнения поля специфических реквизитов.

Именно эти реквизиты мы и настроили, протестировав и проверив, что у каждого типа они свои. Так перенос точно осуществится без ошибок.

3) Происходит заполнение документа. К документу добавляются сканы (при необходимости) и вбиваются необходимые реквизиты. Благодаря точной настройки реквизитов на каждую карточку документа, снижается вероятности ошибки оставить какое-то из полей пустым или забыть заполнить необходимое.

4) Документ отправляется на согласование

5) После согласования документ остается в информационной базе с прикреплёнными согласованными вложениями и прикрепленным сканом оригинала документа, который был принят на хранение в бумажном виде в Архив завода.

Общая продолжительность работ составила один месяц. В среднем, вышло так, что один необходимый для корректного переноса шаблон создавался за сутки.

Особо следует отметить, что заказчик на протяжении всей работы оказывал максимальное содействие и вовлечённость. Так, прототипы необходимых карточек документов, список уникальных реквизитов, а так же описание работы с бумажными и электронными документами специалистами завода, были предоставлены ещё на этапе обсуждения проекта, а после консультации со специалистами ЦКП, внутри предприятия своими силами было предусмотрено обучение сотрудников по работе в программе «1С:Документооборот», версия КОРП. 3.0

Результаты внедрения:

«Канонерский судостроительный завод» осуществил первый шаг к полноценному переходу на внутренний электронный документооборот. Теперь, работа сотрудников упростилась, скорость работы улучшилась, качество дисциплины при работе с конструкторско- технологической документации повысилось благодаря тому, что были выполнены необходимые настройки для новых документов с сохранением необходимых реквизитов деятельности и ведения их по направлениям деятельности предприятия.

Каждый документ получил свои реквизиты и таким образом, сотрудники могут проследить всю цепочку ремонтных работ и оперативно внести изменения, при их необходимости. Всё это происходит в электронном виде и в бумажном согласно специфике рабочих процессов с итоговой фиксацией документов в электронном виде в единой среде 1С:Документооборот.
 
В планах у предприятия дальнейшая настройка процессов для оптимизации и фиксации работы внутризаводских подразделений через переход к внутреннему ЭДО.

Если вам нужна помощь или консультации по автоматизации и оптимизации бизнес-процессов вашего предприятия, то обращайтесь в Центр консалтинговых проектов. Наши эксперты готовы предложить вам лучшие решения и поддержку.

Подписывайтесь на нас в ВК и в Телеграме чтобы быть в курсе последних новостей и обновлений!