По новым правилам, начиная с 01.09.2024, сотрудники компании могут подписывать необходимые для госорганов документы сертификатами физических лиц и прилагать к ним машиночитаемые доверенности (МЧД).

Что конкретно поменялось?

Ключевым отличием является именно использование сертификата физлица, так как раньше в законодательстве допускалось использование сертификата сотрудника компании. В новых правилах этого нет.

Таким образом, начиная с 1 сентября сертификаты сотрудников не будут действовать. В их квалифицированной электронной подписи указан ИНН организации, а нужен ИНН физлиц.

А как подготовиться к нововведениям?

Алгоритм следующий:

1. Необходимо выпустить сертификат квалифицированной электронной подписи (КЭП) физического лица на доверенное лицо. Напоминаем, что это можно сделать исключительно в удостоверяющем центре, который имеет соответствующую аккредитацию. 

2. Новый КЭП физлица установить на необходимое рабочее место.

3. Создать для доверенного лица машиночитаемую доверенность (МЧД)

4. После одобрения МЧД добавить КЭП физлица в настройку электронного документооборота.

После применения такого алгоритма, сотрудник компании сможет заверять электронные документы при помощи КЭП физического лица. При отправке этих электронных документов, он будет прикладывать МЧД.

А что делать со старыми КЭП?

Пользоваться. Если вам выдан квалифицированный сертификат, то вы можете его использовать, если он актуален, действителен на момент подписания и прошёл соответствующую проверку. Иными словами, если нет нарушений признания квалифицированной электронной подписи, то все ранее выданные КЭП будут действовать и после 1 сентября.

Другой момент, что, начиная с 1 сентября 2023 года нельзя оформить КЭП на сотрудников. Удостоверяющие центры выпускают сертификаты квалифицированной электронной подписи только для физических лиц. Обычно срок действия такой КЭП составляет  – 1 год, а значит к 1 сентябрю 2024 года, КЭП сотрудников компании должны были уже отсеяться и замениться на связку КЭП физлица + МЧД.