Заседание клуба ITea: Электронный документооборот и управление бизнес-процессами

18 марта 2010 

ITea

Очередная, третья, встреча-дискуссия, посвящённая обсуждению насущных вопросов в области развития информационных технологий, прошла в каминном зале ресторана отеля «Парк Инн Полярные Зори». На этот раз встреча получила новый статус — статус заседания неформального клуба ИТ-интересов ITea. В число членов клуба вошли специалисты предприятий и учреждений, для которых развитие информационных технологий представляет значительный профессиональный интерес.

Темой заседания ITea-3 стали вопросы, связанные с развитием технологий электронного документооборота и управления бизнес-процессами. В неформальном обсуждении «за чашкой чая» приняли участие специалисты Правительства Мурманской области, Мурманской областной Думы, администраций города Мурманска и Кольского района, Многофункционального центра Мурманской области, Мурманского государственного технического университета, предприятий «Мурманскводоканал» и «Атомфлот», Центра консалтинговых проектов и компании Digital Design.

В ходе обсуждения были затронуты такие вопросы, как:

  • Электронный документооборот — 2 стороны одной медали:
    • Хранение и движение электронных образов документов
    • Поддержка процессов деятельности предприятия (учреждения)
  • Взаимосвязь электронного документооборота и управления деловыми процессами
  • Внутренняя и внешняя юридическая значимость электронных образов и описателей документов; проблемы применения ЭЦП, шифрования и криптозащиты
  • Взаимосвязь традиционного (бумажного) и электронного документооборота:
    • Поточное сканирование, штрих-кодирование документов
    • Удобство чтения с экрана и с твёрдого носителя;
    • Значимость собственноручной резолюции, подписи, печати

 

Участники отметили, что в последние 2-3 года интерес к электронному документообороту значительно вырос, причинами чего стали как объективные (влияние мирового экономиеского кризиса), так и субъективные (рост внимания к информационным технологиям со стороны первых лиц государства) факторы.

Основными побудительными мотивами к внедрению систем электронного документооборота и управления бизнес-процессами в организациях в настоящее время являются:

  • Необходимость наведения элементарного порядка в процессах организации
  • Политическая воля руководства
  • Рост потока документов при развитии организации
  • Необходимость усиления контроля исполнительской дисциплины
  • Облегчение поиска нужных документов, отслеживание их взаимосвязей
  • Своеобразная мода на решения в этой области
  • Улучшение имиджа организации
  • Необходимость внедрения процессного подхода и системы управления качеством

 

Члены клуба уделили много времени обсуждению наиболее общих проблем внедрения систем электронного документооборота, таких как:

  • Отсутствие единых стандартов в области электронного документооборота, включая отсутствие единого помнимания самого термина «электронный документооборот»
  • Серьёзное несовершенство нормативно-правовой базы в области использования электронной цифровой подписи и средств криптозащиты
  • Влияние сложившихся традиций и отношений в области управления документами
  • Низкая эргономичность пользовательского интерфейса ряда систем электронного документооборота
  • Неготовность ряда руководителей самостоятельно работать в качестве пользователей систем электронного документооборота

 

Участники дискуссии отметили, что продуктивно работающая система электронного документооборота и управления бизнес-процессами обеспечивает новое качество управления организацией за счёт следующих важнейших свойств и характеристик:

  • Обеспечение сочетания гибкости бизнес-процессов и соблюдения регламентов их выполнения всеми сотрудниками организации
  • Практические исключение случаев потери важных документов
  • Повышение исполнительской дисциплины сотрудников и воспитание у них ответственности за результаты своей работы
  • Улучшение взаимодействия сотрудников при выполнении сквозных бизнес-процессов
  • Снижение вероятности ошибок сотрудников при выполнении рутинных процедур обработки документов
  • Значительное ускорение поиска необходимой информации

 

Члены клуба обменялись опытом использования систем электронного документооборота, обсудили вопросы дальнейшего взаимодействия в этой области.

ITea-3. Электронный документооборот и управление бизнес-процессами ITea-3. Электронный документооборот и управление бизнес-процессами

 


Следующее заседание клуба — ITea-4 — состоится 22 апреля 2010 года. Начало в 17:30.

Тема обсуждения — защита персональных данных в информационных системах.

Место проведения заседания будет объявлено дополнительно.