Комплексная автоматизация бизнес-процессов уже давно неотъемлемая часть любого современного предприятия, которое заботится о своём деле и репутации. Рано или поздно, встаёт вопрос не частичного, а именно комплексного подхода к автоматизации работы. И здесь, одним из ключевых инструментов может являться программа «1С:Документооборот».

В этой статье мы рассмотрим, стоит ли начинать комплексную автоматизацию на предприятии через данную программу, насколько это возможно, а также какие плюсы и минусы есть у такого подхода.

Почему «1С:Документооборот» удобен для начала управления бизнес-процессами на старте комплексной автоматизации

«1С:Документооборот» — это специализированное программное обеспечение, предназначенное для автоматизации управления документами и бизнес-процессами. Программа позволяет эффективно управлять потоками документов, контролировать их исполнение и обеспечивать прозрачность и управляемость бизнес-процессов.

Но необходимо понимать, что предприятию нельзя рассматривать данную программу, как единственную полноценную точку входа в комплексную автоматизацию. Тем не менее «1С:Документооборот» возможно внедрять перед стартом комплексной автоматизации, чтобы она изначально была элементом комплексной информационной системы и вписывалась в общую архитектуру. Таким образом, программа поможет оптимизировать управление бизнес-процессами.

Как этого достичь? По-хорошему, чтобы «1С:Документооборот» стал полноправной точкой входа в комплексное управление бизнес-процессами, данное решение должно внедряться сразу на всё предприятие. И здесь, в отличие от других программных решений, это выглядит весьма реалистично, так как документооборот, как процесс, в том или ином виде ведёт абсолютно любое предприятие.

Давайте выделим основные причины по которым начинать данные изменения лучше через программу «1С:Документооборот»:

1. Настроенная программа имеет интуитивно понятный интерфейс, что облегчает её использование даже для базово подготовленных пользователей. Это позволяет быстро и безболезненно внедрить программу в рабочие процессы предприятия.

2. Интеграция с другими программами 1С. «1С:Документооборот» легко интегрируется с другими продуктами 1С, например, «1С:Бухгалтерия», «1С:Зарплата и управление персоналом», «1С:Комплексная автоматизация» и другими. Это позволяет создать единую информационную среду и обеспечить бесшовное взаимодействие между различными программами.

3. Программа предоставляет широкие возможности для масштабирования и расширения функционала. Это позволяет предприятиям постепенно внедрять новые модули и функции по мере роста и развития бизнеса.

Однако, для успешного управления комплексной автоматизацией бизнес-процессов через «1С:Документооборот» необходимо выполнить несколько ключевых шагов, без которых эффективное внедрение просто-напросто не получится.

Что нужно сделать прежде чем начать комплексную автоматизацию на предприятии через «1С:Документооборот»

Удобного создания и хранения документов, ровно как и процесса их согласования, для старта полноценной комплексной автоматизации и управления бизнес-процессами, увы, недостаточно. Да и внедрить программу сразу на всё предприятие разом тоже не получится, ввиду различной специфики подразделений. Необходимо делать это осознанно и постепенно.

Нужно понимать, что сами документы являются лишь приложением к тем процессам, которые приняты на предприятии. В любом подразделении есть процессы которыми можно и нужно управлять. А значит, для начала, нужно провести анализ текущих бизнес-процессов и документооборота в вашей компании. Это позволит выявить узкие места и определить приоритетные направления для автоматизации.

Процессы превыше всего, ведь для старта автоматизации хорошо понимать, что и как автоматизировать.

Стоит также подготовить инфраструктуру и техническую базу для внедрения «1С:Документооборота». Это включает в себя настройку серверов, установку программного обеспечения и конфигурацию системы. Если планируется дальнейшее развитие информационной системы, в которой программе будет отводиться стартовое место, то в идеале, необходимо держать в уме потенциальное масштабирование уже на начальном этапе.

Не стоит также забывать, и о том, что для успешного внедрения полноценной системы необходимо организовать обучение сотрудников. Это может включать в себя, например, семинары и консультации. Обучение поможет сотрудникам быстро освоить новые инструменты и начать эффективно использовать их в работе.

Какие проблемы могут возникнуть, если начинать управление комплексной автоматизации бизнес-процессов через «1С:Документооборот»

Проблемы — это то, что не учли на начальном этапе перед самым вводом программы.

Самым распространённым просчётом является изменяемость текущих бизнес-процессов сотрудников на старте проекта комплексной автоматизации. В связи с этим возникает множество организационных вопросов, из-за которых «1С:Документооборот» может хуже внедряться.

Одним из примеров может являться ситуация, когда В компании существует устоявшаяся система согласования документов, которая включает в себя бумажный документооборот и личные встречи для подписания документов. Сотрудники привыкли к этой системе и считают её удобной и надежной. При внедрении «1С:Документооборот» необходимо перейти на электронное согласование документов, что требует значительных изменений в текущих бизнес-процессах. Сотрудники должны научиться использовать новые инструменты для электронного подписания и согласования документов, что может вызвать сопротивление и недовольство.

Или же в компании используется традиционная система хранения и архивирования документов, которая включает в себя бумажные архивы и физические хранилища. Сотрудники привыкли к этой системе и считают её надежной и проверенной временем.

А значит при внедрении «1С:Документооборота» необходимо перейти на электронное хранение и архивирование документов, что требует значительных изменений в текущих бизнес-процессах. Сотрудники должны научиться использовать новые инструменты для электронного хранения и архивирования документов, что может вызвать сопротивление и недовольство.

Ещё, для ряда предприятий, особенно которые имеют серьёзную коммерческую или государственную тайны, необходимость обучения сотрудников может оказаться весомой проблемой. Несмотря на то, что все понимают важность данного этапа для обеспечения эффективного использования системы, этот процесс, из-за настройки прав доступа, может потребовать значительно больше времени и ресурсов чем предполагалось изначально.

Другим примером может послужить недостаточное обеспечение поддержкой и сопровождением на этапе внедрения и последующей эксплуатации всей системы. Зачастую, к этому относятся достаточно поверхностно, забывая учитывать и хорошо прорабатывать ещё на начальном этапе данный вопрос.

Особенно это проявляется, когда возникают небольшие сложности при интеграции с другими программами. Например, компания решила интегрировать  «1С:Документооборот» с CRM-системой для автоматизации процессов управления взаимоотношениями с клиентами и документооборотом. Целью интеграции является создание единой информационной среды, где все данные о клиентах и документах будут доступны в одном месте. Однако, при первоначальной настройке интеграции возникли проблемы с синхронизацией данных между двумя системами. Некоторые данные о клиентах и документах не передавались корректно, что приводило к несоответствиям в информации. Причина: которую позже выявили специалисты, заключалась в разных полях в форматах данных, что и влекло за собой сложность в интеграции.

Да, программы 1С учитывают бесшовное связывание друг с другом, но при настройке могут возникнуть проблемы, которые потребуют не просто тщательной технической подготовки, но и профессиональной поддержки.

Если же перед самым вводом программы были досконально и тщательно изучены все возможные риски и разработаны методы для их противодействия, то процесс управления комплексной автоматизацией бизнес-процессов предприятия, ровно как и само внедрение новой информационной системы пройдёт без существенных проблем.

Как начать комплексную автоматизацию на предприятии через «1С:Документооборот»

Никак. Давайте ещё раз проговорим: программа «1С:Документооборот» не предназначена для запуска комплексной автоматизации предприятия, как её основной элемент. Однако, как вспомогательный инструмент, «1С:Документооборот» способен взять на себя управление комплексной автоматизации бизнес-процессов в будущей комплексной информационной системе.

Для этого сначала нужно выделить наиболее критичные функции предприятия, требующие автоматизации. Вне зависимости от отрасли, актуальными для автоматизации всегда будут финансовая и оперативная деятельности предприятия.

И здесь через «1С:Документооборот» можно выйти на несколько стеков начального развития будущей комплексной автоматизации всего предприятия. Вот ряд из них:

Таких стеков может быть множество, в зависимости от того, какие функции и процессы решило автоматизировать предприятие в первую очередь.

Примеры организаций, успешно внедривших «1С:Документооборот», и представленных на сайте 1С, показывают, что программа позволяет не только сократить время на обработку документов,но и комплексно улучшить прозрачность и управляемость бизнес-процессов целого предприятия.

Коротко о главном

«1С:Документооборот» является удобным инструментом для начала управления комплексной автоматизацией бизнес-процессов на предприятии. Он предоставляет широкие возможности для управления документами, повышения эффективности и снижения затрат. Однако, при внедрении системы необходимо учитывать возможные сложности при интеграции связанные с техническими необходимость обучения сотрудников.

Рекомендуем компаниям, планирующим начать управление и автоматизацию бизнес-процессов через «1С:Документооборот», тщательно подготовиться и организовать поддержку на всех этапах внедрения. Это позволит максимально эффективно использовать возможности системы и получить значительные выгоды для бизнеса.

Если вы хотите узнать больше о возможностях программы«1С:Документооборот» и других продуктах 1С, обратитесь к нашим специалистам. Мы поможем вам выбрать и внедрить решения, которые наилучшим образом соответствуют потребностям вашего бизнеса.