Какие есть, что выбрать, где получить, как использовать



   Цифровизация, технический прогресс и изменения в законодательстве всё чаще подталкивают компании к ведению электронного документооборота и использованию электронных подписей. В этой статье мы рассмотрим основные виды электронных подписей, где их можно получить и как использовать в документообороте.

Подпись на документах нужна чтобы заверить их и придать им юридическую значимость. Но следует понимать, что если поставить на документ просто факсимильную подпись, то она не будет являться электронной с точки зрения законодательства, а подписанный таким образом электронный документ не будет иметь юридической силы. То есть электронная подпись – это не отсканированная версия рукописного варианта.

О том, что такое электронная подпись нам говорит соответствующий Федеральный закон РФ от 06.04.2011 №63, который так и называется: «Об электронной подписи». Согласно ему, электронной подписью является информация в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) или иным образом связана с такой информацией и которая используется для определения лица, подписывающего информацию.

В том же законе разъясняется назначение электронной подписи. В частности о том, что ей можно подписать документы, зашифровать их или иные файлы и обеспечить обмен юридически значимыми электронными документами.

То есть, говоря просто, электронная подпись – это набор данных в цифровом виде, который позволяет идентифицировать того, кто подписал тот или иной документ.

Например, премьер-министр РФ Михаил Мишустин регулярно подписывает различные документы именно электронной подписью.

Получить электронную подпись могут все физические и юридические лица.

Электронная подпись (ЭП) требует специальных сертификатов. Благодаря им можно проверить действительного владельца такой подписи. Сертификаты ЭП получают в аккредитованных Минцифрой местах. Они называются удостоверяющими центрами и их список доступен на сайте министерства. Если у предприятия есть собственный удостоверяющий центр, то получить сертификаты можно и в нём. Узнать это можно у отдела безопасности или местных айтишников.

Обычно сертификат действует год или полтора, после чего его необходимо обновить. Если этого не сделать, то электронная подпись утратит свою юридическую значимость и документы, которые будут подписаны такой подписью не будут иметь юридической силы.

При подаче заявления на выдачу электронной подписи всё зависит от её вида. Про виды и их отличия мы расскажем чуть ниже, а сейчас приведём пример получения сертификата для самой универсальной электронной подписи обладающей юридической силой - квалифицированной (КЭП).

Рассмотрим вариант получения электронной подписи в удостоверяющем центре ФНС. Туда могут обратиться только первые лица юридических лиц, индивидуальные предприниматели, нотариусы.

Им, чтобы получить ЭП в удостоверяющем центре налоговой будет необходимо предоставить паспорт, номер СНИЛС, ИНН физического лица, юридического лица, а также сертифицированный носитель ключевой информации.

Последнее в этом списке представляет собой специальную флешку, которая называется токен. Она имеет сертификат ФСБ и все необходимые документы, для использования в качестве носителя. Обычно они продаются в вендинговых аппаратах налоговой, но их можно приобрести и у производителей и дистрибьюторов. Иногда, вместо токенов используют smart-карты: похожие на банковский “пластик”, карточки с микросхемами со схожим функционалом. Простую флешку в качестве носителя для электронной подписи использовать нельзя, так как она не имеет должной защиты.

После получения необходимой информации, удостоверяющий центр создаёт сертификат для электронной подписи. Он хранится на токене и имеет как открытую часть, так и закрытую. Открытая доступна всем, так как благодаря ей, можно проверить информацию о подписанте на «Госуслугах».

Вам пришла на карту зарплата и вы решили купить на маркетплейсе новую куртку. Чтобы зайти в интернет-магазин вы должны ввести логин и пароль, а чтобы оплатить покупку банк пришлёт вам подтверждающий смс-код, который нужно ввести. В обоих случаях вы подтверждаете, что именно вы совершили действия. Логин и смс-код в данном случае являются простой электронной подписью.

УНЭП, или просто НЭП, создается с использованием криптографических средств, но не требует сертификации удостоверяющего центра. Например, вы можете самостоятельно зашифровать флешку или документ с необходимой подписью. То есть УНЭП используется для подписания документов, которые в первую очередь требуют повышенной степени защиты. Правда, тут же, как и в случае с ПЭП, нужно дополнительное соглашение между сторонами при обмене документами. В противном случае и УНЭП не будет иметь юридической силы.

Важный момент! Универсальной неквалифицированной подписью можно пользоваться исключительно на площадке, которая предоставила её. Если вы получили УНЭП, например, на сайте налоговой, то её можно использовать только для этого сайта. Для разных площадок потребуются разные подписи.

УКЭП, или КЭП, является самой универсальной подписью. Она использует криптографию для защиты, а выдать её могут только специализированные центры.

Такую подпись можно применять на всех площадках, так как она обеспечивает максимальный уровень защиты и юридическую силу, эквивалентную собственноручной подписи.

Универсальная квалифицированная электронная подпись используется для подписания документов, которые требуют высокой степени защиты и юридической силы, например, контракты, налоговые декларации и другие официальные документы.

Краткое представление о видах электронной подписи можно изобразить в виде схемы:

Рассмотрим на примере универсальной квалифицированной подписи. В самом простом варианте, схема использования КЭП будет следующей:

Получение сертификата
Шаг 1: Выберите удостоверяющий центр или онлайн-сервис, который предоставляет услуги по сертификации электронных подписей.
Шаг 2: Зарегистрируйтесь на сайте удостоверяющего центра или онлайн-сервиса и заполните необходимые формы.

Шаг 3: Получите сертификат ключа проверки электронной подписи.

Установка программного обеспечения

Шаг 1: Установите программное обеспечение для работы с электронными подписями, например, «КриптоПро CSP»
Шаг 2: Настройте программное обеспечение в соответствии с инструкциями удостоверяющего центра или онлайн-сервиса.

Подписание документов
Шаг 1: Откройте документ, который требуется подписать, в программе для работы с электронными подписями.
Шаг 2: Выберите опцию подписания документа и следуйте инструкциям программы.
Шаг 3: Подтвердите подпись с помощью сертификата ключа проверки электронной подписи.

Конкретный пример

Давайте рассмотрим этап подписания документов на базе программы «1С:Документооборот».

При подписании документов и файлов программа предложит выбрать один из личных сертификатов, установленных в персональных настройках ЭП. У одного пользователя, в зависимости от его роли на предприятии, может быть несколько сертификатов.

Если на рабочем компьютере текущего пользователя зарегистрирован только один личный сертификат, то сразу откроется его карточка:

Если на рабочем компьютере текущего пользователя зарегистрировано несколько сертификатов, то нужно будет выбрать сертификат для подписания и ввести к нему пароль.

Если сертификат выпущен с усиленной защитой закрытого ключа, то пароль вводится в отдельном окне операционной системы после нажатия кнопки «Готово». После этого документ (файл) будет подписан по алгоритму криптопровайдера, соответствующего этому сертификату. При этом, все внутренние файлы автоматически будут подписаны.

Важный момент! Подписанный электронной подписью документ или файл недоступен для редактирования. Чтобы внести изменения в документ, потребуется удалить все подписи. Каждый пользователь может удалить только свои подписи. Право удаления всех подписей принадлежит администратору.

Электронные подписи становятся неотъемлемой частью современного документооборота, обеспечивая юридическую значимость и безопасность электронных документов. В статье мы рассмотрели основные виды электронных подписей, такие как простая электронная подпись (ПЭП), усиленная неквалифицированная электронная подпись (УНЭП) и усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП). Каждая из них имеет свои особенности и области применения. Для получения электронной подписи необходимо обратиться в аккредитованные удостоверяющие центры, которые выдают сертификаты, подтверждающие подлинность подписи. Использование электронных подписей в документообороте требует установки специализированного программного обеспечения и соблюдения определенных процедур.

Электронные подписи значительно упрощают и ускоряют процесс документооборота, обеспечивая при этом высокий уровень безопасности и юридической значимости. Важно правильно выбрать вид электронной подписи в зависимости от потребностей и задач, а также соблюдать все необходимые процедуры для её получения и использования.

Если вам нужна помощь или консультации по работе с электронными подписями во внутреннем и внешнем документообороте, то обращайтесь в Центр консалтинговых проектов. Наши эксперты готовы предложить вам лучшие решения и поддержку.

Подписывайтесь на нас в ВК и в Телеграме чтобы быть в курсе последних новостей и обновлений!