С 1 сентября 2026 года в Российской Федерации вступают в силу новые правила оформления перевозочных документов: экспедиторские документы и транспортные накладные должны формироваться исключительно в электронной форме и направляться в государственную информационную систему электронных перевозочных документов.
Это касается всех участников логистической цепочки — включая коммерческие организации и индивидуальных предпринимателей, если они участвуют в перевозке грузов. Ниже — разбор норм, сфер применения, исключений и «дорожная карта» для бизнеса.
С 1 сентября 2026 года обязательное применение электронных перевозочных документов закрепляется за счёт Федерального закона от 07.06.2025 № 140‑ФЗ, который вносит изменения в Федеральный закон от 30.06.2003 № 87‑ФЗ «О транспортно‑экспедиционной деятельности» и ряд других актов в сфере транспорта.
В этих изменениях:
– вводится понятие «электронные перевозочные документы» как универсальной категории (электронная транспортная накладная, экспедиторские документы, заказ‑наряды, сопроводительные ведомости, путевые листы и др.), которые обязаны направляться в государственную информационную систему ЭПД;
– закрепляется, что обмен такими документами и порядок их направления в систему устанавливается Правительством РФ, а ответственность за их оформление и передачу несут участники перевозки.
Ответ однозначен: да, обязаны, если они участвуют в перевозке грузов как отправитель, получатель, перевозчик или экспедитор.
Закон не предусматривает отдельных исключений для коммерческих организаций и индивидуальных предпринимателей. Там чётко прописано:
– статус как юрлиц или ИП не влияет на необходимость перехода на электронные перевозочные документы;
– если коммерческие организации или ИП хотя бы раз в год организуют или оформляют перевозку груза, в том числе с помощью экспедитора, обязанность применять ЭПД возникает с 01.09.2026.
Формально достаточно быть участником перевозки: даже если вы не перевозите груз сами, а только заказываете перевозку или экспедирование, вы попадаете под новые правила.
С 1 сентября 2026 года в электронной форме оформляются, в частности:
транспортная накладная (вместо классической бумажной);
экспедиторские документы (экспедиторский сертификат, распоряжение, счёт‑экспедитора и т.п.);
иные документы, относящиеся к перевозке грузов и указанные в транспортных уставах и подзаконных актах (путевые листы, заказ‑наряды, договоры фрахтования и др.).
Требование распространяется на все виды транспорта (железнодорожный, автомобильный, воздушный, морской, внутренний водный).
Не все случаи перевозки автоматически переходят в электронный формат. Минтранс РФ вправе устанавливать случаи, когда отдельные документы разрешено оформлять на бумажном носителе.
Так Приказ Минтранса РФ от 21.11.2025 № 407, который вступает в силу с 1 сентября 2026 года, определяет случаи, при которых транспортная железнодорожная накладная оформляется на бумаге:
– приём грузов для перевозки железнодорожным транспортом по территории, на которой введены режимы повышенной готовности, чрезвычайной ситуации, чрезвычайного положения, военного положения или правовой режим контртеррористической операции;
– приём грузов для воинских железнодорожных перевозок;
– приём грузов, если у грузоотправителя или перевозчика нет технической возможности оформить или принять электронную накладную из‑за обстоятельств непреодолимой силы (например, отсутствие связи или интернета).
Для других видов транспорта (автомобильный, морской, воздушный) аналогичные приказы Минтранса находятся в разработке и должны быть приняты до 01.09.2026.
Таким образом, общее правило гласит — пользоваться можно только ЭПД. Исключения допустимы только в специально определённых Правительством РФ и Минтрансом случаях.
Переход на электронные перевозочные документы предполагает:
1) Электронный документооборот внутри компании:
– формирование электронных накладных, распоряжений, экспедиторских документов в системе учёта (например, в ERP-системе, WMS -системе и т.п.);
– передачу документов в оператора ЭПД‑системы или напрямую в государственную информационную систему, если это предусмотрено.
2) Наличие у вас электронной подписи (КЭП / обычный ЭП):
Для оформления экспедиторских и транспортных документов требуется усиленная квалифицированная или иная электронная подпись, соответствующая требованиям законодательства.
ФНС и сторонние сервис‑провайдеры рекомендуют заранее получить сертификат КЭП на руководителя (или иное уполномоченное лицо) и подготовить интеграцию ЭП с учётными системами.
3) Взаимодействие с перевозчиками и экспедиторами:
Важно заранее уточнить у партнёров, какую ЭПД‑платформу они используют и согласовать форматы обмена. Всем участникам цепочки необходима единственная версия документа в электронной форме, с полной идентичностью по содержанию и срокам.
Рекомендуемый пошаговый план действий до 01.09.2026:
|
Этап |
Что делать? |
Ориентировочные сроки |
|
1 |
Определить, участвуете ли вы в перевозках как отправитель, получатель, перевозчик или экспедитор. |
До конца I квартала 2026 года |
|
2 |
Выбрать и подключиться к ЭПД‑оператору / системе электронного документооборота (если до сих пор не используете её) |
До конца II квартала 2026 года |
|
3 |
Получить КЭП / ЭП на руководителя или уполномоченное лицо. |
До конца II квартала 2026 года |
|
4 |
Настроить интеграцию 1С / ERP / WMS с ЭПД‑системой (формирование, отправка, подписание документов). |
До середины августа 2026 года |
|
5 |
Проверить договоры и внутренние регламенты (согласовать переход на ЭПД с перевозчиками и экспедиторами). |
До 1 августа 2026 года |
|
6 |
Протестировать пилотные ЭПД‑перевозки (на реальных, но не критичных маршрутах). |
В течении июля-августа 2026 года |
С 01.09.2026 электронные перевозочные документы становятся обязательными для всех участников перевозки, включая коммерческие организации и ИП.
Бумажные документы допускаются только в специально определённых Минтрансом случаях, по отдельным приказам (например, для ЖД‑накладной — Приказ № 407).
Если вам нужна помощь в настройке вашей системы под новые требования — обращайтесь в «Центр консалтинговых проектов».
Подписывайтесь на нас в ВК и в Телеграме чтобы быть в курсе последних новостей и обновлений!