Как мы подружили 1С и SAP через Excel и помогли проанализировать затраты на заработную плату

Судоходная компания «МАСКО» почти 30 лет оказывает портовые услуги в Мурманске. В ближайших к городу морях и заливах компания осуществляет буксирное обслуживание судов, пассажирские перевозки и доставляет людей и снабжение на стоящие на рейде суда.

Задача

С недавних пор МАСКО перешла в состав более крупной организации и возникла необходимость загружать данные по заработной плате в систему головного предприятия, отличную от системы на которой работают в самой МАСКО. 

Почему это важно?

МАСКО работает в 1С, а головная организация в SAP. Так как 1С не содержит информации по аналитике SAP, сотрудникам пришлось бы вручную просматривать каждый расчётный документ и определять куда его отнести. Этот процесс был бы очень трудозатратным и из-за этого возникал бы риск ошибки, что будет передана некорректная информация для анализа. Поэтому сразу было принято решение доработать функционал программы, чтобы исключить ручную работу.

Что было сделано?

Сам формат excel-файла был требованием заказчика, он продумал его структуру. Однако, из-за особенностей учёта, в 1С не всё редактируется в пользовательском режиме и для возможности изменения информации нужно было доработать файл.

Мы провели доработку excel-файла, учитывая специфику организаций, их систем и опыт пользователей. Так, например, необходимо было учесть место хранения и заполнения аналитики SAP, чтобы потом можно было сгруппировать эти данные согласно ей.

Для этого мы воспользовались типовым функционалом 1С – Дополнительными реквизитами. Назначили их ключевых объектам: подразделениям и начислениям. Этот функционал позволяет в пользовательском режиме добавлять, изменять и удалять аналитику для объектов, которым были назначены реквизиты, что делает настройку гибкой.

За счёт этого информация из 1С поступает в Excel (а значит и в SAP) в полном объёме, с возможностью быть отредактированной в тех местах, где это необходимо.

Общая схема проекта выглядит так:

1. Получили задачу.

2. Провели интервью с заявителем (лучше выяснили все пожелания и нюансы со стороны заказчика)

3. Написали технический проект (предложили своё решение)

4. Работа программиста

5. Работа консультанта с тестированием (по каждому требованию производилась тестовая выгрузка, которая показывала, какая информация попадает в файл и соответствует ли она требованиям)

6. Передача заказчику

“Для решения данной задачи мы не использовали никаких специфичных инструментов: только функции 1С и Excel” — Ольга Косачева, консультант ЦКП

Результаты внедрения:

Доработка excel-файла существенно экономит время сотрудников, отвечающих за перенос данных по зарплате, позволяет не вводить их вручную и оперативно корректировать, при необходимости. Всё это нивелирует риски ввести ошибочные данные и задержать сроки передачи информации в головную организацию. Никакого специального обучения для использования этого инструмента сотрудникам не нужно.

При этом файл учитывает, что при возможных изменениях в аналитике SAP, его также можно будет доработать, а не создавать заново.

Таким образом МАСКО смогла своевременно передавать в головную организацию точные данные по заработной плате. Головная организация теперь имеет реальную картину расходов на заработную плату в МАСКО и способна лучше анализировать эту статью расхода и планировать бюджет.

Если вам нужна помощь или консультации по автоматизации и оптимизации бизнес-процессов вашего предприятия, то обращайтесь в Центр консалтинговых проектов. Наши эксперты готовы предложить вам лучшие решения и поддержку.

Подписывайтесь на нас в ВК и в Телеграме чтобы быть в курсе последних новостей и обновлений!