Согласно ПБУ 8/2010, организации (кроме субъектов малого предпринимательства) обязаны формировать оценочные обязательства, в том числе резервы на оплату труда. До версии 3.1.23.165 программы 1С:Зарплата и управление персоналом 8 организация могла настроить формирование резервов отпусков. Начиная с версии 3.1.23.165 в программе реализована возможность учитывать резервы не только отпусков, но и резервы на выплату годовых премий, вознаграждений за выслугу лет и другие резервы, связанные с оплатой труда.

О том, как в 1С:ЗУП 8, ред. 3 настроить новый механизм учета резервов, читайте в инструкции ниже.

1. РЕЗЕРВ ПО ОПЛАТЕ ТРУДА (ЕЖЕГОДНЫЙ ОТПУСК)

1.1. Настройка резервов

Для создания резервов по оплате труда в настройках расчета зарплаты установите флажок Использовать резервы по оплате труда:



Настройка формирования оценочных обязательств (резервов) производится для конкретной организации в разделе Настройка – Организации на закладке Учетная политика и другие настройки по ссылке Резервы по оплате труда.

В справочнике Настройки расчета резервов по оплате труда создайте и настройте необходимое обязательство по кнопке Создать. При настройке укажите:

• Наименование резерва в поле Резерв. Наименование резерва выбирается из справочника Оценочные обязательства и резервы (резерв ежегодных отпусков уже создан программой, остальные резервы создаются самостоятельно, в разрезе которых будет вестись учет). В справочнике для резервов каждого отдельного года необходимо вводить новый элемент. Исключение – резервы отпусков, которые накапливаются непрерывно.
• Вид резерва (установите необходимый переключатель в положение – Отпуск, Годовая премия, Вознаграждение за выслугу лет).
• Укажите расчетный год для резерва для годовой премии и (или) вознаграждения за выслугу лет.

Табличная часть состоит из двух закладок – Бухгалтерский учет и Налоговый учет (по налогу на прибыль).

• В бухгалтерском учете существует два метода начисления резерва:
• нормативный метод (% от базы);
• метод МСФО (подсчет остатка отпуска и расчет суммы отпускных);
• В налоговом учете – нормативный метод (ст. 324.1 НК РФ).
  

В настройках резерва для БУ при Нормативном методе можно указать % отчислений.



Другой метод расчета резервов является более точным. Установите на закладке Бухгалтерский учет переключатель в положение МСФО (по правилам вида расчета).

В настройках для БУ для каждого Вида отпуска можно:

• Уточнить формулу расчета. По умолчанию применяется формула СохраняемыйЗаработок * ОстатокОтпуска.
• Если в формуле есть показатели, вводимые в документе расчета, ввести их значения.

• Порядок расчета можно назначить для организации, подразделения или позиции ШР.

В настройках для Налогового учета можно:

• Выбрать методику расчета: Нормативный метод или По настройкам бухгалтерского учета.
• Указать предельную величину резерва.

1.2. Начисление резерва ежегодных отпусков

Начисление резервов производится всегда после формирования и проведения документа «Отражение зарплаты в бухучете».

Документ Резервы по оплате труда, тип документа – Начисление.



Указываем месяц начисления и вид резерва.



Документ имеет 5 вкладок:

• Начисления – детальный расчет суммы резерва по сотрудникам в разрезе видов отпусков. Можно вывести значения показателей по кнопке.
• Взносы – итоговые суммы взносов по сотрудникам. Отдельно выводятся «обычные» взносы и взносы от НС и ПЗ.
• Расчет обязательств и резервов – сумма резервов на оплату отпуска, по взносам и по взносам на «травматизм» в разрезе сотрудников. Если применяется метод МСФО, при расчете суммы резерва к начислению учитывается накопленная ранее сумма резерва.
• Обязательства и резервы по сотрудникам – суммы резервов к начислению в разбивке по сотрудникам.
• Обязательства и резервы (сводно) – суммы резервов к начислению без разбивки по сотрудникам, сгруппированы по подразделениям и способам отражения в БУ. Данные вкладки передаются в 1С:Бухгалтерию.

При начислении резервов методом МСФО:

• Расчет резерва на оплату отпуска выполняется по формулам, прописанным в настройках резерва.
• Расчет резерва по взносам выполняется исходя из фактической ставки взносов за месяц = Сумма взносов / Облагаемая база по взносам.
• На вкладке Расчет обязательств и резервов по каждому виду обязательства (оплата отпуска, взносы) рассчитывается сумма резерва к начислению:

Исчислено – сумма резерва, рассчитанная на вкладках Начисления и Взносы;
Накоплено – сумма резерва, накопленная до текущего месяца;
Зачтено (= Исчислено – Накоплено) – сумма резерва к начислению.

Важно! В старом механизме была возможность не начислять отрицательные суммы (сброшенный флажок Переоценивать ежемесячно в настройках резерва) – в новом механизме этой настройки нет. Если в поле Зачтено получилась отрицательная сумма, она всегда будет учтена при формировании проводок.

• Если для НУ установлена предельная величина резерва, применяется ограничение по сумме предела.

При Нормативном методе расчет выполняется по формулам:

• Для резерва на оплату отпуска Расчетная база * Процент отчислений.
• Для резерва по взносам Сумма взносов с расчетной базы * Процент отчислений.
• Состав начислений, входящих в Расчетную базу, не редактируется. Включаются все начисления, учитываемые при расчете среднего заработка.
• На вкладке Расчет обязательств и резервов накопленная сумма резерва никак не влияет на расчет. Сумма резерва к начислению (колонка Зачтено) всегда равна исчисленной сумме резерва (колонка Исчислено).

Предельная величина резерва учитывается только в НУ, в БУ резерв продолжает начисляться.

По кнопке Печать (в шапке документа) можно распечатать справку-расчет резервов по оплате труда (в справке можно увидеть подробный расчет оценочных обязательств по сотрудникам).

1.3. Инвентаризация резерва по отпускам

Цель проведения инвентаризации резервов по отпускам – получение на конец периода сальдо по кредиту счете 96 в размере суммы совпадающей с суммой, которую бы организация выплатила всем сотрудникам, если бы они уволились в конце периода.

Сделать это можно с помощью документа Резервы на оплату труда с типом Инвентаризация.



Провести инвентаризацию теперь можно в любом месяце, а не только в декабре.

Инвентаризация резервов отпусков:

• Всегда проводится по методу МСФО и в БУ, и в НУ – вне зависимости от того, какая методика расчета резервов выбрана в настройках.
• При расчете резерва по отпускным не учитываются изменения, внесенные в формулу в настройках резерва. Расчет выполняется по формуле: Сохраняемый заработок * Остаток отпуска.
• При расчете резерва по взносам ставка взносов определяется по данным с начала года: Сумма взносов с начала года / Облагаемые доходы с начала года.
• Сумма резерва к начислению определяется, как разница между исчисленной и накопленной ранее суммой резерва: Зачтено = Исчислено – Накоплено.

1.4. Списание резерва по отпускам

Документ Резервы на оплату труда с типом Списание следует вводить в случае, когда есть необходимость принудительно списать «хвосты» по резервам.



В документе Резервы на оплату труда с типом Списание предусмотрены только 2 вкладки:

• обязательства и резервы по сотрудникам;
• обязательства и резервы (сводно).

В документе Резервы на оплату труда с типом Списание реализованы 3 режима заполнения:

• по уволенным;
• по переведенным;
• по всем остаткам резервов (команда Заполнить) – удобно использовать, если организация отказалась от учета резервов.

Важно! В общем порядке по уволенным сотрудникам резервы списываются в месяце увольнения в документе Резервы на оплату труда с типом Начисление.

1.5. Корректировка резерва по отпускам

В документе Резервы на оплату труда с типом Корректировка предусмотрены только 2 вкладки:

• обязательства и резервы по сотрудникам;
• обязательства и резервы (сводно);

Вкладка Обязательства и резервы по сотрудникам заполняется вручную.

Заполнение вкладки Обязательства и резервы (сводно) зависит от флажка Корректировка:

• Если флажок сброшен, вкладка Обязательства и резервы (сводно) заполняется автоматически по данным вкладки Обязательства и резервы по сотрудникам.
• Если флажок Корректировка установлен, вкладка Обязательства и резервы (сводно) не заполняется – в БУ и НУ проводки не формируются, общая сумма резерва в ЗУП 3.1 не меняется.

1.6. Отчеты по резервам по оплате труда

Проанализировать движения резервов можно отчетами Остатки и обороты резервов по оплате труда (по виду резерва выводится сводная информация о движении оценочных обязательств (движения 96 счета)) и Резервы по оплате труда по сотрудникам (раздел Зарплата – Отчеты по зарплате) (показывает движения оценочных обязательств по сотрудникам (расшифровка 96 счета).

1.7. Сверка резервов отпусков в 1С:Бухгалтерии и ЗУП после синхронизации

После синхронизации в 1С:Бухгалтерии резервы отпусков можно найти в разделе Зарплата и кадры – Резервы по оплате труда.



Для формирования проводок в нем устанавливается флажок Отражено в бухучете пользователем:



При формировании в 1С:ЗУП нескольких документов Резервы по оплате труда с разными признаками(Начисление, Инвентаризация, Списание) после синхронизации в 1С:Бухгалтерию выгружаются все сформированные документы:



Основной принцип сверки резервов отпусков – остатки по счету 96.01 в 1С:Бухгалтерии всегда должны совпадать с остатками по отчетам Остатки и обороты резервов по оплате труда (Зарплата – Отчеты по зарплате) и Резервы по оплате труда по сотрудникам (Зарплата – Отчеты по зарплате) в ЗУП 3.1.

При этом обороты могут различаться, если в начислении резервов есть отрицательные суммы. Причина расхождений в отрицательных суммах резервов – в ЗУП 3.1 они учитываются со знаком «-», а на стороне 1С:Бухгатерии при этом формируются проводки на положительные суммы.

Проводки по резервам в 1С:Бухгалтерии формируются следующим образом:

• При использовании отпуска за счет резерва – Дт 96.01 Кт 70/69
• При начислении резерва:
• если сумма положительная – Дт Счета затрат Кт 96.01
• если сумма отрицательная – Дт 96.01 Кт 91.01, сумма со знаком «+»

Сформируйте Оборотно-сальдовую ведомость по счету 96.01 по данным бухгалтерского учета в 1С:Бухгалтерии.



В ЗУП 3.1 сформируйте отчет Остатки и обороты резервов отпусков по данным бухгалтерского учета.



По данным отчетов все показатели бухгалтерского учета: остаток на начало, обороты и остаток на конец – совпадают. Это означает, что проводки сформированы верно.

2. РЕЗЕРВЫ ПО ПРЕМИЯМ И ВОЗНАГРАЖДЕНИЯМ

2.1. Настройка резервов по премиям и вознаграждениям:

• В поле Резерв – каждый год новое значение.
• Переключатель типа резерва – Годовая премия или Вознаграждение за выслугу лет.
• В табличной части – начисления, которые списываются за счет резерва.

При настройке учета резерва в Бухгалтерском учете для Нормативного метода доступна настройка не только процента отчислений, но и расчетной базы.

Для метода МСФО доступна настройка формул и значений показателей:

• Настройка выполняется отдельно для каждого начисления в табличной части.
• Назначить свой порядок расчета можно для организации в целом, подразделения и позиции ШР.

Если резерв формируется в Налоговом учете, состав его настроек зависит от настройки резерва в БУ:

• Если в БУ применяется Нормативный метод, в НУ можно указать только предел отчислений.
• Если в БУ применяется метод МСФО, в НУ можно выбрать методику расчета (по правилам БУ или нормативный).

2.2. Документ «Резервы на оплату труда» с типом «Начисление»

Расчет оценочного обязательства выполняется на вкладке Начисления в соответствии с настройками резерва.



При расчете методом МСФО ежемесячно не происходит сравнение начисленного и накопленного резерва. На вкладке Расчет обязательств и резервов всегда Исчислено = Зачтено.

2.3. Инвентаризация резервов по премиям и вознаграждениям

Документ Резервы на оплату труда с типом Инвентаризация следует вводить в конце отчетного/налогового периода. Производится расчет суммы резерва так, как если бы начисление рассчитывалось к выплате.

При этом:

• Расчет всегда проводится по методу МСФО и в БУ, и в НУ – вне зависимости от того, какая методика расчета резервов выбрана в настройках.
• При расчете резерва не учитываются изменения, внесенные в формулу в настройках резерва. Расчет выполняется по исходной формуле начисления.
• Если в формуле начисления есть показатели, вводимые в документе расчета, их значения можно ввести по кнопке Заполнить показатели.

2.4. Списания резервов по премиям и вознаграждениям

Документ Резервы на оплату труда с типом Списание следует вводить в случае, когда есть необходимость принудительно списать «хвосты» по резервам.

В документе поддерживается автозаполнение:

• по уволенным;
• по переведенным;
• по всем остаткам резервов (команда Заполнить) – удобно использовать, если организация отказалась от учета резервов.

Важно! В общем порядке по уволенным сотрудникам резервы списываются в месяце увольнения в документе Резервы на оплату труда с типом Начисление

2.5. Корректировка резервов по премиям и вознаграждениям

Документ Резервы на оплату труда с типом Корректировка.

Вкладка Обязательства и резервы по сотрудникам заполняется вручную.

Заполнение вкладки Обязательства и резервы (сводно) зависит от флажка Корректировка:

• Если флажок сброшен, вкладка Обязательства и резервы (сводно) заполняется автоматически по данным вкладки Обязательства и резервы по сотрудникам.
• Если флажок Корректировка установлен, вкладка Обязательства и резервы (сводно) не заполняется – в БУ и НУ проводки не формируются, общая сумма резерва в ЗУП 3.1 не меняется.

Источники:
Портал 1С:ИТС - https://its.1c.ru/db/updinfo#content:1284:1:issogl1_2 
Портал 1С:ИТС - https://its.1c.ru/db/staff1c#content:35039:zup30:_top:резервы%20отпусков
Справочная система -  https://buhexpert8.ru/