1С:Архив - цена, возможности, внедрение и интеграция

1С:Архив – это универсальная система, обеспечивающая надежное долговременное хранение документов с гарантией юридической значимости на неограниченный срок.

Программа позволяет централизованно хранить скан-копии бумажных документов, электронных документов, поступающих из бухгалтерских, кадровых и других программ, что снижает нагрузку на ваши учетные системы, вести архивный учет в соответствии с требованиями Росархива. Подходит для малых, средних, крупных предприятий и учреждений любых отраслей, не имеет ограничений по объему хранимых данных и сроку хранения.

Области применения 1С:Архив

В программе можно вести архивы разных видов документов с соблюдением законодательства в области архивного дела и информационной безопасности. Например:

Архив организационно-распорядительной документации

Устав, протоколы собраний, приказы организации и ИП должны хранить в течение сроков, определенных законодательством РФ, и предоставлять по требованию. В 1С:Архив можно хранить, подбирать и выгружать документы, контролировать их выдачу и возврат.

Архив бухгалтерских документов

Бухгалтерскую отчетность, договоры, счета-фактуры, акты и другие документы удобно хранить и выгружать из программы для ответов на запросы налоговой или при аудиторской проверке. 1С:Архив гарантирует юридическую значимость документов в течение всего срока хранения.

Кадровый архив

1С:Архив поможет правильно хранить личные дела, приказы, трудовые книжки, ведомости, табели учета рабочего времени, трудовые соглашения (договоры), документы по воинскому учету и другие документы по личному составу.

Архив проектно-сметной документации

Сметы, чертежи, спецификации, планы, пояснительные записки и т.д. организации должны хранить 20 лет. 1С:Архив позволит соблюдать требования всех НПА и ГОСТов, обеспечит сохранность и быстрый доступ к документам.

1С:Архив разработан с учетом действующих НПА и ГОСТов

ГОСТ Р ИСО 15489-1-2019 «СИБИД. Информация и документация. Управление документами. Часть 1. Понятия и принципы», поддерживая на протяжении срока хранения такие свойства документа, как аутентичность, достоверность, целостность и пригодность для использования;
Федеральный закон «Об архивном деле» от 22.10.2004 № 125-ФЗ;
Федеральный закон «Об электронной подписи» от 06.04.2011 № 63-ФЗ;
Федеральный закон «О персональных данных» от 27.07.2006 № 152-ФЗ;
Правила делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления (2019);

Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов архивного фонда РФ и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях (2015);
Методические рекомендации по применению Правил (2016);
Типовые функциональные требования к системам электронного документооборота и системам хранения электронных документов в архивах государственных органов (Утверждены приказом Росархива от 15 июня 2020 г. № 69);
И другие

Ключевые возможности 1С:Архив

Программа поддерживает все архивные процедуры, прописанные в законодательстве – от передачи документов в архив до уничтожения.

Прием документов

1С:Архив предлагает инструменты для правильного и оперативного комплектования архива. Они включают:

Загрузку документов из любых систем. Загружать можно как в виде готовых сдаточных описей со списком дел, так и произвольным пакетом документов — с автоматическим определением дел и оформлением сдаточных описей в программе.
Добавление документов вручную
Сканирование, в т.ч. потоковое
Передачу документов, оригиналы которых находятся в бумажных делах.
Сохранение реквизитов, связей, виз, резолюций бумажных документов и их файлов.
Передачу информации о персональных данных, содержащихся в документах.
Поддержку простой и усиленной (квалифицированной и неквалифицированной) электронных подписей.
Автоматическое усовершенствование электронной подписи до формата архивного хранения CAdES-A v3.
Прием и хранение машиночитаемых доверенностей (МЧД). 1С:Архив поддерживает все b2b форматы МЧД: пилотный, 001, 002, 003.
Автоматическое добавление копий файлов в формате PDF/A с визуализацией электронной подписи.
Присвоение архивных шифров принятым документам и делам.

Хранение документов

Хранение документов в 1С:Архив обеспечивает в долговременной перспективе их аутентичность, достоверность, целостность и пригодность для использования, в т. ч. для доказательства в суде содержащихся в них фактов.

1С:Архив автоматизирует:

Формирование обязательных учетных документов архива: описей дел, реестров описей, книг учета поступления и выбытия дел, списков фондов, листов фонда, актов на уничтожение и др.
Регулярную проверку документов (целостность файлов через сверку хеш-сумм, соответствие реквизитов карточки записанным в контейнере метаданным, электронные подписи).
Добавление в электронные подписи новых архивных меток времени по мере истечения срока действия сертификатов.

Работа с документами

В 1С:Архив удобно не только хранить, но и работать с документами. Для этого в программе предусмотрены следующие возможности:

Автоматическое распознавание изображений (например, сканы документов в форматах BMP, JPG, JPEG, GIF, TIF, TIFF, PDF).
Поиск документов, в том числе полнотекстовый поиск по распознанному тексту.
Подбор и выгрузка необходимых документов, например, для ответов на запросы в контролирующие органы, в т.ч. в рамках налогового контроля в форме налогового мониторинга.
Ведение журнала передачи документов.
Отправка электронной почты, рассылка отчетов по email.

Для обеспечения безопасности данных и соблюдения законодательства в программе можно настроить права доступа в зависимости от вида документов, организации, подразделения, грифа доступа (согласно приказу Росархива № 77 от 31.07.2023), группы доступа контрагентов или физических лиц.

Уничтожение документов

Документы, сроки хранения которых истекли, подлежат уничтожению в соответствии с установленными правилами. В 1С:Архив эту процедуру можно выполнить в несколько кликов. Программа автоматически подберет документы/дела, которые необходимо уничтожить — у которых истек срок хранения, сформирует акт на уничтожение, передаст информацию об уничтожении в систему-источник и удалит файлы уничтоженных документов.

Интеграция 1С:Архив с другими решениями 1С

1С:Архив предусматривает встроенную интеграцию с 1С:Документооборот. Данная интеграция обеспечивает:

Передачу документов, загрузку подтверждений о получении и проверке, удаление файлов переданных документов.
Доступ к данным 1С:Архива из карточки 1С:Документооборота в соответствии с правами, установленными в 1С:Документообороте.
Передачу НСИ, связей, виз, резолюций документов, ролей файлов и др.
Удаление файлов уничтоженного документа в 1С:Документообороте и в 1С:Архиве.

Весной 2023 года фирма «1С» выпустила библиотеку интеграций, с помощью которой 1С:Архив теперь можно интегрировать с любыми другими программами на платформе 1С:Предприятие 8. Например: 1С:Бухгалтерия, 1С:Бухгалтерия государственного учреждения, 1С:Зарплата и управление персоналом, 1С:ЕRP, и др.

Интерфейс 1С:Архив

Контейнер и файлы визуализации в карточке документа в 1С:Архив

Проверка документов на хранении в 1С:Архив

Запись о выдаче документа из архива в 1С:Архив

Карточка уничтоженного документа в 1С:Архив

Зачем нужен 1С:Архив, если есть 1С:Документооборот и другие СЭД?

В соответствии с Приказом Росархива №69 от 15.06.2020 «Об утверждении типовых функциональных требований к системам электронного документооборота и системам хранения электронных документов в архивах государственных органов»:

В системах электронного документооборота (СЭД) допускается временное хранение документов сроком до 10 лет.
Документы свыше 10 лет требуется переносить в системы хранения электронных документов (СХЭД), к которым относится 1С:Архив.

В СЭД начинается жизненный цикл документа (создание, движение, оперативное хранение), а закончить его можно только в СХЭД (обеспечить долговременное хранение, уничтожение документов и т.д).

1С:Архив. Электронная поставка

133 400 руб.

1С:Архив. Регион. Электронная поставка

3 500 000 руб.

Видео-материалы:

С чем мы можем помочь

Бесплатная демонстрация

Расскажем, какие возможности есть в 1С:Архив и как она работает с учетом ваших задач. Покажем программу в действии и ответим на все вопросы. Предоставим демо-доступ, чтобы вы сами смогли оценить программу.

Подготовка к внедрению

Проведем обследование, чтобы понять особенности ведения архива в организации и ваши потребности, оценить технические возможности. Проработаем документы и подготовим их типы для правильной передачи в архив. Подготовим проекты локальных нормативных документов, обеспечивающих применение электронного архива в соответствии с действующим законодательством РФ, включая: приказ о внедрении системы хранения электронных документов, регламент хранения электронных документов, например, бухгалтерской отчётности, регламент использования электронных подписей, акт ввода в эксплуатацию и другие. Разработаем стратегию внедрения электронного архива, которая будет соответствовать вашим потребностям и целям.

Внедрение и интеграция 1С:Архив

Установим и настроим 1С:Архив. Выполним перенос данных из текущей системы архивирования в электронный архив, чтобы обеспечить бесшовный переход на новую систему. Интегрируем 1С:Архив с другими программами, используемыми в учреждении, чтобы обеспечить бесперебойный обмен данными и повысить эффективность работы.

Информационная безопасность

Предоставим рекомендации по защите персональных данных, хранящихся в программе, в соответствии с действующим законодательством РФ, подберем оптимальное решение для защиты информации с учетом специфики технической инфраструктуры вашей организации.

Обучение сотрудников

Проведем очное или дистанционное обучение ваших сотрудников, чтобы они могли эффективно использовать электронный архив и поддерживать его в рабочем состоянии. А также разработаем дополнительные инструкции.

Сопровождение и модернизация

Будем оказывать комплексную поддержку в рамках абонентского обслуживания, которая включает консультации по работе в 1С:Архив, регулярные обновления, техподдержку и еще более 20 полезных сервисов. А если у вас изменятся требования к программе, мы доработаем ее.