У электронного архива есть ряд преимуществ перед бумажным. В частности, это и экономия времени и ресурсов, и улучшение качества работы с документами, и повышение безопасности. Помимо этого, бюджетные учреждения должны соблюдать законодательство, которое обязывает вести их внутренний электронный документооборот (ЭДО). А электронные документы лучше всего хранить в электронном архиве, не правда ли?

Как это устроено сейчас и почему это неправильно

К сожалению, сейчас в организациях, зачастую можно наблюдать следующую картину.

Сотрудники отделов, например, бухгалтерии или кадров, распечатывают документ, подписанный электронной подписью начальника, и подшивают его печатную версию в бумажный архив. Но это не панацея. В лучшем случае, это поможет архивариусу в каталогизации документов, их сверке с электронным оригиналом и поиске нужного из них. Не более. Так как такие распечатки не имеют юридическую силу, то у проверяющих органов могут возникнуть вопросы, а у учреждения риск нарваться на штрафы из-за неправильного ведения документации. Подробнее про электронные подписи мы поговорим чуть ниже.

Справка: В новой редакции КоАП максимальные штрафы за нарушения правил хранения архивных документов составляют 10 000 рублей для работодателя и 5 000 рублей для виновного должностного лица соответственно (ст.13.20 КоАП РФ). Они увеличились практически в 10 раз.


Обычно, сотрудники отвечают про распечатки примерно так же, как герои известного отечественного фильма.

И это не саботаж, не привычка всё «подшивать» и «мы так работаем». Сотрудники действительно могут не знать о возможных угрозах для организации или не иметь инструментов, которые могут решать проблему хранения архива, поэтому действуют таким проверенным способом, «по старинке».

Как исправить эту ситуацию?

Есть два архива

Для начала давайте кратко разберёмся, как обычно хранятся документы в бюджетной организации. Условно можно разделить архив учреждения на оперативный и долговременный.

Оперативный архив, это тот, в котором хранится вся финансово-хозяйственная деятельность на данный момент. Тут и свежие договоры, и приказы, и служебки, и реквизиты, и накладные, и так далее. У каждой организации, в зависимости от её деятельности архив будет отличаться. Эти документы можно изменять.

Лежащий на столе или скромно прикорнувший на нужной полочке — так обычно и выглядит текущий архив учреждения.

Долговременный архив, это те документы, которые перекочевали из текущего в конце года или по истечению срока хранения, в зависимости от своего типа. После того, как они попали на эту архивную полочку изменять их уже запрещено.

Для наглядности отличие изображено на схеме:



С бумажными документами никаких проблем нет: собрали, подшили, сдали в установленный срок. Сложность возникает, когда документы, или их значимая часть, содержатся в электронной форме. Здесь не обойтись без электронного архива.

Что говорит законодательство об электронном архиве?

Для того чтобы соблюдать закон электронный архив должен иметь только юридически значимые документы.

Помимо этого в них должны присутствовать электронные подписи и иные атрибуты и метаданные, которые установлены подзаконными актами и приказами. Обычно это дата, время, место подписи, автор, список ответственных за документ лиц. Чем-то похоже на метаданные в цифровой фотографии.

Кроме этого обязательны резервные копии, которые должны храниться в ином от оригинальных данных месте, а так же должна быть обеспечена защита от несанкционированного доступа и иные нормы безопасности хранения данных.

Такая строгость, помноженная на далеко не всегда идеальное техническое оснащение учреждения, приводит к тому, что своими силами настроить электронный архив организация, практически, не может.

А что не так с электронными подписями?

Через год, даже у самой свежей простой электронной подписи (ПЭП) закончится срок валидности, а значит подписанные ей документы утратят юридическую силу. Да, сертификат для ПЭП можно продлить, но он будет уже новым, а, следовательно, не иметь отношения к прежним подписанным документам.

Избежать этого можно, если сотрудники будут ставить на документы штамп времени, который подтверждает, что они были подписаны, когда ПЭП была валидна. Многие не знают об этом нюансе. Кроме того, помимо ПЭП, проверяющие органы имеют право затребовать дополнительные подтверждения: внутренние локальные нормативные акты (ВЛНА) или соглашения между контрагентами. Без них ПЭП, а значит и подписанные ей документы, также не имеют юридической силы.

Когда распечатал документ с электронной подписью и «подшил» его в архив.

Часть руководителей используют усиленную квалифицированную подпись (УКЭП), в которую уже «вшит» штамп времени, однако и её нужно обновлять раз в 10-15 лет.

Незнание этих моментов может привести к штрафам за неправильное ведение архива. А чтобы держать множество ВНЛА, соглашений и иных подтверждений валидности подписи, опять-таки, не обойтись без электронного архива.

Как правильно вести электронный архив

Не все организации имеют электронный архив. Вполне возможно, что внутренний электронный документооборот ведётся в таких программных продуктах, как «1С:Документооборот государственного учреждения» или «1С:Бухгалтерия государственного учреждения». Эти решения позволяют автоматизировать работу с документами, регламентировать управленческую деятельность, но не подходят для архивной работы.

Часть бюджетных учреждений уже сейчас организовывает конкурсы и ищет подрядчиков, которые смогли бы заняться оцифровкой их долговременного архива и каталогизацией данных. Но нужно понимать, что это не освобождает организацию от правильного ведения текущего внутреннего ЭДО и архивирования данных.

У 1С есть специальная программа «1С:Архив», которая позволит соблюдать архивное законодательство. На её базе любое учреждение может создать свой долговременный электронный архив.

Идеальный электронный архив, помимо соблюдения законодательства, выглядит следующим образом:

• Позволяет спланировать документооборот не вываливая всё сразу на пользователя . У каждого сотрудника есть своя электронная «полочка» или «шкафчик», из которой система сама подгружает необходимые для того или иного действия необходимые документы. Таким образом, по чужим «полочкам»сотрудник не ходит, что сохраняет безопасность данных внутри организации.
• Имеет перелинковку. Все документы связаны между собой и можно бесшовно пройти от первичного заключения договора до акта выполненных работ в несколько кликов.
• Централизованно хранит все данные
• Автоматически подгружает необходимые документы в долговременный архив

К сожалению купить и самостоятельно установить «1С:Архив» «из коробки» недостаточно. Каждое учреждение уникально и для полноценного перехода потребуются сторонние специалисты по внедрению.

Что могут сделать специалисты-внедренцы?

• В первую очередь проработать документы и подготовить их типы для правильной передачи в архив.

• Разработать стратегию внедрения электронного архива, которая будет соответствовать его потребностям и целям.

• Сделать так, чтобы электронный документооборот был спланированным. Говоря образно, поможет каждому сотруднику иметь свою «полочку» из которой уже система будет всё автоматически подгружать. Чтобы система понимала и знала какие данные необходимы, ей сначала надо эти данные дать и настроить.

• Провести обучение персонала учреждения, чтобы он мог эффективно использовать электронный архив и поддерживать его в рабочем состоянии.
  

• Организовать перенос данных из текущей системы архивирования в электронный архив, чтобы обеспечить бесшовный переход на новую систему.

• Интегрировать электронный архив с другими системами, используемыми в учреждении, чтобы обеспечить бесперебойный обмен данными и повысить эффективность работы.

• Обеспечить безопасность. Для бюджетных учреждений это особенно важно, а специалисты смогут подсказать и найти оптимальное решение с учётом специфики технической инфраструктуры организации.

• Произвести сопровождение и поддержку электронного архива, чтобы обеспечить его бесперебойную работу и решать возникающие проблемы.
  

Уместить всю информацию про нюансы работы с электронным архивом в одну статью достаточно непросто. Поэтому мы продолжим публикации на эту тему, в частности расскажем о пошаговом процессе по переходу организации на электронный архив; подписывайтесь чтобы ничего не пропустить.

Коротко о главном:

1. Бюджетные организации допускают ошибки при работе с электронным архивом, которые могут привести к штрафам.
2. Электронный архив имеет ряд преимуществ перед бумажным, включая экономию времени и ресурсов, улучшение качества работы и повышение безопасности.
3. В настоящее время в организациях часто можно наблюдать, как сотрудники распечатывают электронные документы и подшивают их в бумажный архив, что не имеет юридической силы.
4. Электронный архив должен содержать только юридически значимые документы с электронными подписями и метаданными, а также резервные копии и средства защиты от несанкционированного доступа.
5. Проблемы с электронными подписями, такие как истечение срока действия и необходимость дополнительных подтверждений, могут привести к штрафам за неправильное ведение архива.
6. Для правильного ведения электронного архива необходимо использовать специальные программные продукты, такие как «1С:Архив» и соблюдать архивное законодательство.
7. Идеальный электронный архив должен позволять спланировать документооборот, иметь перелинковку, централизованно хранить данные и автоматически подгружать документы в долговременный архив.
8. Для внедрения электронного архива в бюджетной организации необходимо привлекать специалистов, которые могут проработать документы, разработать стратегию внедрения, провести обучение персонала и обеспечить безопасность.
9. Специалисты также могут помочь организации перенести данные из текущей системы архивирования в электронный архив и интегрировать его с другими системами.
10. Сопровождение и поддержка электронного архива специалистами помогут обеспечить его бесперебойную работу и решать возникающие проблемы.

Если вам нужна помощь или консультации по автоматизации и оптимизации бизнес-процессов вашего предприятия, то обращайтесь в Центр консалтинговых проектов. Наши эксперты готовы предложить вам лучшие решения и поддержку.

Подписывайтесь на нас в ВК и в Телеграме чтобы быть в курсе последних новостей и обновлений!