1С:Документооборот государственного учреждения 8

1С:Документооборот государственного учреждения 8 (1С:ДГУ 8) — это программа, позволяющая в комплексе решать широкий спектр задач автоматизации учета документов, взаимодействия сотрудников, контроля и анализа исполнительской дисциплины в бюджетных учреждениях и органах государственного управления со сложной организационной структурой и сложным документооборотом.

Функциональные возможности 1С:ДГУ 8 практически совпадают с возможностями 1С:Документооборот КОРП. Программа 1С:ДГУ отличается от КОРП терминологией в интерфейсе и справке (например, ДГУ работает с учреждениями, КОРП — с организациями), некоторыми настройками, а также соответствием дополнительным требованиям, предъявляемых к делопроизводству в государственных учреждениях.

1С:ДГУ 8 соответствует основным делопроизводственным стандартам, ГОСТам и нормативным актам:

• ГОСТ Р 7.0.97-2016 «СИБИД. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов»;
• ГОСТ Р 7.0.8-2013 «СИБИД. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»;
• Федеральный закон от 02.05.2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации»;
• Федеральный закон от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных». Принят Государственной Думой 08.07.2006;
• Правила делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления, утверждены приказом Росархива от 22.05.2019 № 71;
• Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в государственных органах, органах местного самоуправления, утверждены приказом Росархива от 24.12.2020 № 199;
• Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения;
• ГОСТ Р 53898-2013 «Системы электронного документооборота. Взаимодействие систем управления документами. Технические требования к электронному сообщению»;
• Постановление Правительства Российской Федерации от 22.09.2009 № 754 «Об утверждении Положения о системе межведомственного электронного документооборота»;
• Приказ Министерства связи и массовых коммуникаций Российской Федерации от 02.09.2011 № 221 «Об утверждении Требований к информационным системам электронного документооборота федеральных органов исполнительной власти, учитывающих в том числе необходимость обработки посредством данных систем служебной информации ограниченного распространения».

Программа включена в Реестр российского ПО.

Ключевые возможности 1С:Документооборота государственного учреждения 8

Регистрация входящих и исходящих документов

1С:ДГУ 8 позволяет вести учет и регистрацию входящей и исходящей корреспонденции. При этом осуществляется автоматическая генерация сквозных регистрационных номеров по настроенным правилам. Программа поддерживает возможность сканирования бумажных документов, печати штрихкодов, регистрационных штампов. Можно вести номенклатуру дел, передавать закрытые дела на архивное хранение или уничтожение, формировать отчеты по поступлению и исполнению документов, по просроченным документам и т.д.

Учет обращений граждан

В 1С:ДГУ 8 предусмотрена регистрация и обработка обращений граждан в соответствии с 59-ФЗ. Реализован учет дубликатов и повторных обращений, а также учет переадресации обращений граждан в сторонние организации и от них. Для удобства работы с обращениями предусмотрено специальное рабочее место, в котором специалист сразу видит все поступившие обращения граждан, историю переписки и другую сопроводительную информацию по ним. Для анализа и контроля исполнения обращений граждан в программу включены различные отчеты.

Межведомственный электронный документооборот

1С:ДГУ 8 позволяет передавать и принимать документы посредством Межведомственного электронного документооборота (МЭДО) в соответствии с нормами ГОСТ. При использовании МЭДО программа автоматически осуществляет многие операции, которые обычно выполняются сотрудниками вручную, например: учет поступающих документов в журналах, увязывание входящих и исходящих документов в цепочки и т.д.

Шаблоны документов и файлов

В программе можно настраивать и использовать автоматически заполняемые шаблоны файлов и документов. При создании нового файла из шаблона поля шаблона автоматически заполняются учетными данными, например, наименование, автор, дата создания, сумма договора, реквизиты контрагента.

Просмотр, редактирование и контроль версий

Для просмотра и редактирования документов 1С:ДГУ 8 использует соответствующие приложения, установленные на локальных компьютерах пользователей. Текстовые файлы можно просматривать и редактировать во встроенном текстовом редакторе непосредственно в программе. Конфликты при одновременном редактировании документов исключаются благодаря механизму блокировки файлов.

Непосредственно из карточки файла можно посмотреть список версий, удалить ненужные, сменить активную (текущую) версию. Для файлов популярных форматов (doc, rtf, html, txt, odt) поддерживается сравнение версий.

Электронная подпись

В программе поддерживается возможность использовать сертифицированные механизмы ЭП для подписания и шифрования документов и файлов. Электронная подпись позволяет установить отсутствие искажения информации в электронном документе.

Процессы и совместная работа

Коллективная работа с документами реализована при помощи бизнес-процессов: рассмотрение, исполнение, согласование, утверждение, регистрация, ознакомление и др. При создании процесса используется помощник, в котором можно выбрать подходящий под нужды шаблон. Для удобства выбора все процессы распределены по группам в порядке, рекомендованном для использования.

В 1С:ДГУ 8 можно организовать общение с коллегами, например, если вам перед составлением регламента или инструкции, требуется собрать мнения коллег.

Внедренный в программу механизм управления мероприятиями позволяет организовывать, учитывать и анализировать совещания, собрания и другие мероприятия, которые проводятся в организации. Поддерживается ведение протокола мероприятия и исполнение решений протокола.

Права доступа

Все внутренние документы и файлы в 1С:Документооборот государственного учреждения 8 сохраняются в структуре папок с учетом прав доступа, а также в зависимости от видов или грифов доступа. Для каждой папки можно установить разрешение на выполнение пользователями или группами пользователей различных операций: чтение, добавление, редактирование или удаление.

Быстрый поиск

В 1С:ДГУ 8 реализован полнотекстовый поиск любых данных (документов, файлов) не только по всем полям карточек, но и по содержимому версий файлов популярных форматов. При помощи расширенного полнотекстового поиска можно выбрать метод, а также ограничить область поиска выбранным разделом или разделами.

Учет рабочего времени и контроль исполнения

В программе реализована ежедневная отчетность сотрудников, которая включает в себя данные о времени, проекте, содержании работы. На основании этих сведений можно построить различные отчеты о затратах времени сотрудников в разрезе видов работ, подразделений или периодов.