Как быстро восстановить первичные документы в 1С после их потери

Потеря бухгалтерской базы данных 1С может произойти по ряду причин, как технического, так и внешнего характера. Вот несколько примеров:

1. Ошибочное удаление:
   Случаи случайного удаления важных файлов базы данных сотрудниками или выполнение команд, приводящих к потере данных, также являются распространенной причиной утраты информации.
2. Отсутствие или неправильное резервное копирование:
   Если резервное копирование данных не проводилось регулярно или выполнялось некорректно, существует риск полной потери данных без возможности их восстановления. Это подчеркивает важность правильного и регулярного бэкапа.
3. Умышленные повреждения:
   Умышленные действия, направленные на повреждение или уничтожение оборудования, могут привести к утрате данных. Например, конфликтное завершение отношений с предыдущим бухгалтером может осложнить или сделать невозможным возврат базы данных.
4. Стихийные бедствия и техногенные катастрофы:
   Природные катастрофы, такие как пожары, наводнения или землетрясения, а также техногенные аварии могут привести к повреждению или утрате оборудования, на котором хранится база данных. В таких случаях компании вынуждены заново вносить большое количество документов для восстановления целостности учета.

Способы восстановления бухгалтерского учета и электронного документооборота

Восстановление бухгалтерского учета и электронного документооборота можно осуществить двумя основными способами:

• Вручную - Включает в себя ручной ввод всех утраченных документов в систему 1С.
• Преимущества: Позволяет детально контролировать каждый вносимый документ.
• Недостатки: Требует значительных временных и трудовых ресурсов, подвержен риску человеческих ошибок.
• Автоматизировано - Использование специализированных программ и сервисов для автоматического распознавания и ввода данных из первичных документов.
• Преимущества: Значительно ускоряет процесс восстановления, минимизирует вероятность ошибок, освобождает время для решения других важных задач.
• Недостатки: Требует наличия соответствующего программного обеспечения и навыков его использования.

Основные шаги восстановления базы данных 1С с использованием сервиса «1С:Распознавание первичных документов»

1. Подготовка документов:

• Соберите все утраченные первичные документы в одном месте. Это могут быть счета-фактуры, накладные, акты и другие документы.
• Убедитесь, что документы читаемы и не повреждены. Если документы в бумажном формате, их необходимо отсканировать.

2. Установка и настройка сервиса «1С:Распознавание первичных документов»:

• Подключите сервис «1С:Распознавание первичных документов» к базе данных 1С.
• Настройте сервис в соответствии с вашими требованиями.

Для того чтобы активировать сервис распознавания документов, необходимо выполнить следующие шаги:

• Перейдите в раздел Администрирование и выберите гиперссылку Настройки распознавания документов.
• В открывшейся форме установите флажок Использовать распознавание документов.




• В простом интерфейсе выберите Настройки, затем перейдите по пути Еще - Другие настройки - Администрирование - Настройки распознавания документов.

Доступ к сервису распознавания документов:

• Полный интерфейс: Перейдите в раздел Покупки или Продажи и выберите гиперссылку Загрузить документы из сканов (фото).
• Простой интерфейс: В разделе Документы - Основное выберите команду Загрузить - Из скана (фото).
• В появившейся форме Распознавание документов найдите ссылку Подключить сервис в верхнем левом углу и перейдите по ней для авторизации на Портале 1С:ИТС.
• После успешной авторизации гиперссылка в верхнем левом углу формы Распознавание документов будет отображать текущее состояние расчетов в сервисе.




Эти шаги помогут вам активировать и использовать сервис распознавания документов в программе 1С.

3. Загрузка документов для распознавания:

Для загрузки отсканированных или электронных документов в сервис «1С:Распознавание первичных документов» выполните следующие шаги:

• Начните с открытия рабочего места «1С:Распознавание первичных документов» (1С:РПД).
• В полном интерфейсе, в разделе главного меню «Продажи» или «Покупки», перейдите в «Сервис» и выберите «Загрузить документы из сканов (фото)».
• В простом интерфейсе программы «1С:Бухгалтерия» путь будет следующим: «Документы» - «Основное» - «Загрузить из скана (фото)».





• В рабочем месте 1С:РПД нажмите на кнопку «Добавить файлы». Откроется форма добавления файлов, куда можно перетащить сохранённые на компьютере документы или выбрать их с диска.





• Документы можно также загружать удаленно с помощью удобного бесплатного мобильного приложения «1С:Сканер документов». Это приложение можно использовать самостоятельно или подключить к нему сотрудников компании или поставщиков. Подробности о приложении «1С:Сканер документов» приведены ниже.
• Сервис автоматически распознает данные из документов, такие как номера, даты, суммы и другие важные поля.
• Для начала распознавания загруженных документов нажмите на кнопку «Распознать».





• Рекомендуется загружать и отправлять на распознавание сразу несколько документов, а не каждый по отдельности, чтобы ускорить процесс.





• Процесс распознавания может занять некоторое время, но обычно первые документы готовы в течение 1-2 минут.
• После распознавания статус документов меняется на «Распознанный» (в левой колонке строки документа показывается иконка), а баланс уменьшается на количество распознанных страниц.





Эти шаги помогут вам эффективно загрузить и распознать документы в сервисе «1С:Распознавание первичных документов».

4. Проверка и корректировка данных:

После автоматического распознавания данных необходимо провести их проверку на наличие ошибок. В некоторых случаях может потребоваться ручная корректировка информации.

• Перед тем как создать документ в базе 1С, его следует тщательно проверить. Для этого дважды кликните по распознанному документу.

В открывшемся документе вы увидите три основных блока:

1. Изображение исходного документа
2. Шапка документа
3. Табличная часть документа





• Если выделить данные в полях шапки или табличной части, они будут подсвечены на изображении исходного документа. Это упрощает проверку точности распознавания.









Если в базе отсутствует необходимый объект (например, поставщик или номенклатура), его можно создать непосредственно в рабочем месте 1С:РПД:

• Кликните в поле «Контрагент» и выберите «Создать».





• Откроется форма создания контрагента, в которую автоматически подставятся значения из распознанной информации. Вам останется только проверить их правильность и нажать «Создать».





Если в документе присутствует множество новой номенклатуры, воспользуйтесь функцией группового создания.

• Перейдите на вкладку «Групповое создание нераспознанной номенклатуры».
• Заполните параметры для списка номенклатуры, нажмите «Установить значения», а затем «Создать выделенные позиции».





• Убедитесь, что все данные корректно распознаны и соответствуют оригиналам документов.

Эти шаги помогут вам эффективно проверить и при необходимости скорректировать данные перед их использованием в базе 1С.

5. Создание документа в базе:

После проверки документа можно приступить к его созданию в базе 1С. Сервис автоматически формирует соответствующие проводки и документы в системе.

• Для этого нажмите на кнопку «Создать документ» в левом верхнем углу формы и выберите необходимый тип документа.





• Для более быстрой проверки документов, после создания документа в базе 1С, система автоматически откроет следующий документ, требующий проверки.
• Если после загрузки и распознавания документ получил статус «Форма - Другая», при его открытии сначала необходимо вручную выбрать «Тип документа» из выпадающего меню. После этого дальнейшая работа с документом осуществляется по той же схеме, что описана выше.









• Убедитесь, что все документы корректно отражены в базе данных, и сверьтесь с учетными регистрами.

Эти шаги помогут вам успешно импортировать и обработать данные в вашей базе 1С.

Подключение мобильного приложения

Для загрузки изображений документов вместо сканера можно использовать мобильный телефон. Для этого необходимо установить мобильное приложение «1С:Сканер документов» и подключить его к информационной базе.

1. Открытие помощника подключения:

Помощник подключения мобильного приложения можно открыть двумя способами:

• Из формы Настройки распознавания документов, перейдя по ссылке Мобильные приложения.
• Из формы Распознавание документов - по кнопке с желтой пиктограммой в верхней командной панели справа.

2. Загрузка приложения на смартфон:

• В открывшейся форме Мобильные приложения выберите команду Загрузить мобильное приложение.
• Для установки приложения на смартфон, отсканируйте QR-код, отображенный в форме загрузки, или перейдите в магазин приложений. Приложение «1С:Сканер документов» доступно для устройств на iOS и Android (в App Store и Google Play).

3. Подключение приложения:

Загрузить приложение могут не только сотрудники организации, но и представители контрагентов, что позволяет оперативно передавать первичные документы в информационную базу.

• Для подключения приложения к информационной базе, выберите команду Добавить.
• В открывшейся карточке клиента мобильного приложения укажите:
• Наименование клиента (например, ФИО сотрудника).
• Пользователя, ответственного за документы, полученные с этого приложения.

4. Генерация и ввод ключа:

• В поле Ключ пользователя автоматически генерируется код подключения, который нужно ввести в мобильное приложение. Также можно отсканировать QR-код, отображенный в карточке клиента.

Теперь можно фотографировать и распознавать документы с помощью мобильного телефона. После распознавания документы автоматически загружаются в сервис распознавания документов, подготовленные для дальнейшей обработки.




Преимущества использования «1С:Распознавание первичных документов»

• Автоматизация процесса: Значительное сокращение времени на ввод данных благодаря автоматическому распознаванию.
• Точность и надежность: Минимизация ошибок, связанных с ручным вводом данных.
• Удобство и простота использования: Интуитивно понятный интерфейс и простота настройки делают сервис доступным для широкого круга пользователей.
• Интеграция с 1С: Полная совместимость с различными конфигурациями 1С, что обеспечивает плавный переход и интеграцию данных.



Зачем пользоваться сервисом уже после восстановления учета и электронного документооборота

После успешного восстановления базы мы рекомендуем клиентам сохранить сервис «1С:Распознавание первичных документов» для регулярного использования. Это позволит:

• Предпринимателям и руководителям передавать документы бухгалтеру удаленно и в любое время.
• Бухгалтерам вносить документацию в базу за несколько минут даже с мобильного телефона, без необходимости иметь под рукой сканер.
• Сотрудникам склада, водителям и другим сотрудникам компании передавать информацию о поступлениях и документации в режиме онлайн с мобильного устройства.

Затраты на ведение бухгалтерского учета оптимизируются благодаря снижению количества монотонной работы и снятию лишней нагрузки со специалистов. Автоматизация процессов позволяет получить больше времени для решения важных задач и масштабирования компании.




Сервис «1С:Распознавание первичных документов» является мощным инструментом для быстрого и эффективного восстановления бухгалтерских документов в базе 1С после их утери. Автоматизация процесса распознавания и ввода данных позволяет существенно сократить время на восстановление и минимизировать вероятность ошибок, обеспечивая точность и надежность учета. Кроме того, регулярное использование сервиса после восстановления учета значительно упрощает и оптимизирует процесс ведения бухгалтерии, освобождая время для стратегических задач и развития бизнеса.

Подписывайтесь на нас в ВК и в Телеграме чтобы быть в курсе последних новостей и обновлений!

Для подключения сервиса обращайтесь к нашим менеджерам:

• (8152)692700
• info@it-murman.ru
• В сервисе Коннект
• Подайте заявку ниже