Почему НСИ - всему голова и как компаниям её правильно настроить и содержать

При запуске новых информационных систем предприятия зачастую сталкиваются с рядом проблем, которые связаны в первую очередь с нормативно-справочной информацией (НСИ).

В этой статье мы расскажем об основных проблемах; объясним что будет, если НСИ останется некорректной; предложим варианты устранения проблем на наиболее частых примерах из практики и кратко затронем инструменты для управления НСИ.

Эта статья базируется на материале вебинара «Организация НСИ при внедрении ERP и других информационных систем». Мы рекомендуем посмотреть его.

Кратко об НСИ

Нормативно-справочная информация (НСИ) является ключевым элементом, обеспечивающим точность и эффективность работы всей системы. Она включает в себя классификаторы, справочники, нормативы и другие данные, используемые для автоматизации и управления бизнес-процессами. В ERP-системах, например, содержится более 500 справочников, и определение принципиально важных из них — непростая задача.

В целом для информационных систем НСИ играет роль фундамента для всех операций. Справочники товаров и услуг помогают найти нужную информацию, а классификаторы контрагентов обеспечивают ведение учёта и контроль за дебиторской задолженностью.

Регулярное обновление и поддержка НСИ в актуальном состоянии критически важны для корректной отчётности и интеграции с другими модулями системы.

Основные проблемы НСИ

Нормативно-справочная информация является инструментом. И несмотря на то, что это важный инструмент для построения высокоэффективной информационной системы на предприятии его неправильное использование зачастую и вызывает основные проблемы.

Условно их можно разделить на три направления:

1. Дублирование элементов НСИ

Иногда сотрудники не задумываются о том, что элемент уже существует в справочнике, что приводит к дублированию.

2. Противоречия в НС

Разные службы могут иметь разные представления о наименованиях и характеристиках элементов справочников.

3. Неполнота НСИ

В начале принимаются решения, которые позволяют заполнять дополнительные характеристики, но со временем контроль снижается, и данные заполняются частично. Это приводит к неполноте нормативно-справочной информации, которую довольно трудно отследить.

Что будет при работе с некорректной НСИ

Нужно понимать что любая нормативно-справочная информация, которая имеет проблемы является некорректной. Даже если сейчас, вам кажется что всё работает хорошо, со временем некорректная НСИ может привести к ошибкам при планировании закупок, избыточным заказам, излишним затратам на закуп и хранение, превышению лимитов задолженности и ошибочным платежам. Для холдингов и групп компаний это также может вызвать сложности с общим учётом и оценкой деятельности предприятия.

Мы не рекомендуем работать с некорректной НСИ.

Как привести НСИ в порядок

Чтобы нормализовать нормативно-справочную информацию нужно в первую очередь знать нюансы того, где эта самая некорректная НСИ расположена. От этого будет зависеть и работа по её приведению в должный вид.

На практике это означает что нормализация НСИ может быть проведена:

— в существующей информационной системе

Тут лишь нужно будет привести справочники в соответствии с целевыми значениями, пометить на удаление или переместить в архив лишние элементы.

— при переходе на новые информационной системе

Здесь, помимо реклассификации остатков и переноса их на целевые элементы, потребуется и создание регламента заведения новых элементов.

— при запуске новой информационной системы «с нуля»

Необходимо будет провести аудит состояния НСИ, выбрать рекомендаций по подготовке данных, определить ключевые элементов.
В зависимости от выбранного трека нормализации НСИ, будет проводиться и дальнейшая работа. Но у каждого из этих путей есть и общая канва, общие этапы решения нормализации нормативно-справочной информации на предприятии.

К таким этапам относятся:

1. Определение ключевого состава НСИ
   Важно определить, какие элементы НСИ являются ключевыми и требуют особого внимания.
   
2. Определение информационных потоков и интерфейсов сопряжения систем
   Необходимо понять, где и как возникает НСИ, чтобы избежать параллельного заведения данных в несколько систем.
   
3. Определение характеристик данных НСИ
   Важно задать достаточный, но не избыточный набор характеристик для элементов НСИ.

4. Обеспечение бесперебойной работы
   Процессы нормализации должны быть продуманы так, чтобы не останавливать производство.

Какие инструменты существуют для управления НСИ

Для того чтобы корректно управлять нормативно-справочной информацией предприятию необходимо не просто автоматизировать часть функций, но и регулярно следить за наполнением справочников новыми данными.

С такими задачами помогают справится:

1. Специальные системы для автоматизации процессов консолидации и ведения НСИ. Они подходят для крупных и средних предприятий.
2. Функционал управления мастер-данными в ERP-системах, который не только позволяет разделить справочники по видам, но и назначить для них ответственных
3. Сервисы для автоматизации заполнения и проверки реквизитов контрагентов: Например, «1С:Контрагент».

Конечно выбор конкретного инструмента зависит от специфики бизнеса, его требований и бюджета. Однако их использование однозначно помогает в управлении справочниками сотрудников, должностей, отделов, графиков работы и другими важными данными для поддержания НСИ в актуальном корректном состоянии. Следовательно и бизнес-процессы, и работа самого предприятия в информационной системе будет оптимальной.

Коротко о главном

Нормативно-справочная информация является критически важным элементом для эффективной работы информационных систем. А регулярное обновление и поддержка НСИ в актуальном состоянии, а также использование специализированных инструментов и регламентов, помогут предприятию избежать многих проблем и обеспечить корректную работу системы долгое время. Для этого специалисты рекомендуют сделать чёткое и подробное описание бизнес-процесса добавления НСИ в информационную систему предприятие и назначить ответственных, действующих по регламенту для данного процесса.