Можно ли ознакомить работников с результатами спецоценки в электронном виде?

Министерство труда России разъяснил, что работодатель вправе ознакомить сотрудников с результатами специальной оценки условий труда (СОУТ) в электронном виде, если в организации внедрен кадровый электронный документооборот (КЭДО) и карта спецоценки включена в перечень документов, которые оформляются через КЭДО.

При этом обязанность ознакомить работников с результатами СОУТ сохраняется: это нужно сделать под подпись в течение 30 календарных дней со дня утверждения отчёта о спецоценке. В указанный срок не включаются периоды временной нетрудоспособности, отпуска, командировки и междувахтового отдыха.

Когда допустим электронный формат

Работодатель сам принимает решение о переходе на КЭДО и закрепляет его локальным нормативным актом. В этом же документе обычно устанавливают порядок применения электронного документооборота и перечень документов, которые можно оформлять в электронном виде.

Карты специальной оценки условий труда не входят в список документов, которые запрещено переводить в КЭДО. Поэтому, если карта спецоценки включена в локальный перечень электронных документов, ознакомление с результатами СОУТ может происходить через электронную систему с применением электронной подписи.

Какие подписи можно использовать

При использовании информационной системы работодателя работник может ознакомиться с документом с применением:

• усиленной квалифицированной электронной подписи;

• усиленной неквалифицированной электронной подписи, если порядок её проверки закреплен соглашением сторон;

• усиленной неквалифицированной электронной подписи, выданной с использованием инфраструктуры электронного правительства;

• простой электронной подписи, если правила её применения и идентификации подписанта установлены соглашением сторон.

Что грозит за нарушение

Если работники не ознакомлены с результатами спецоценки на своих рабочих местах, это считается нарушением порядка проведения СОУТ. За это предусмотрена ответственность по ч. 2 ст. 5.27.1 КоАП РФ: предупреждение или штраф.

Для должностных лиц и ИП штраф составляет от 5 000 до 10 000 руб., для организаций — от 60 000 до 80 000 руб.

Коротко о главном

Ознакомление работников с результатами спецоценки в электронном виде допустимо, но только при соблюдении условий КЭДО и использовании предусмотренной электронной подписи. Работодателю важно закрепить порядок работы с такими документами во внутренних актах, чтобы избежать претензий при проверке и не получить штрафы.