Реализованные проекты

АО «МАСКО» – cудоходная компания, которая почти 30 лет оказывает портовые услуги в Мурманске. В ближайших к городу морях и заливах компания осуществляет буксирное обслуживание судов, пассажирские перевозки и доставляет людей и снабжение на стоящие на рейде суда.

В своей работе компания «МАСКО» неуклонно придерживается принципа эксплуатации судов на уровне международных стандартов безопасности мореплавания. Следуя нормам международных конвенций, принятых Россией, суда компании оборудуются дополнительными техническими средствами (ГМССБ, спутниковые радиобуи, специальные спасательные средства и пр.).

Ранее в компании учёт в области охраны труда по средствам индивидуальной защиты (СИЗ) велся с использованием разрозненных таблиц и лишь одним человеком. Это было сопряжено не только с высоким риском ошибок, но и требовало значительных временных затрат от сотрудника.

Проверка сроков действия СИЗ, формирование отчётов и планировании закупок значительно увеличивалось во времени, что увеличивало вероятность штрафов за несоблюдение требований законодательства.

Кроме того, текущие процессы планирования расходов и ведения документации приходилось собирать данные фактически вручную, а для верификации документов – тратить дополнительные ресурсы на проверку их корректности и актуальности. Всё это затрудняло контроль за затратами и своевременное обеспечение работников необходимыми средствами.

Руководство компании приняло решение внедрить систему автоматизации, которая позволит снизить нагрузку на сотрудника, упростить его бизнес-процессы, устранить риски ошибок и штрафов, а также оптимизировать ключевые процессы. Для этого была выбрано специализированное решение, которое помогло обеспечить: автоматическое отслеживание сроков годности и соответствия СИЗ законодательным требованиям; интеграцию с системами учёта для автоматического отражения данных и прогнозирования расходов.

Таким решением стала доработка текущей информационной системы и её интеграции с программой «Информ Центр: Охрана труда». Оно основано на опыте успешной реализации аналогичных проектов.

Цель проекта — создать систему, которая снизит нагрузку на сотрудника, отвечающего за охрану труда в блоке средств индивидуальной защиты и уменьшить риски штрафов, а также сэкономить время на верификацию документов и планирование расходов.

1. Сбор начальных данных

Данные о сотрудниках и номенклатура средств были получены из программ «1С:Зарплата и управление персоналом» («1С:ЗУП») и «1С:Бухгалтерия». Благодаря решению «Информ Центр: Охрана труда» специалисты ЦКП наладили синхронизацию этих данных. Таким образом были обеспечены актуальные начальные остатки номенклатуры. Также налажена постоянная синхронизация с «1С:ЗУП» для получение актуальной информации по кадровому составу предприятия. Некоторая информация отсутствовала в бухгалтерских системах, что потребовало ручного ввода данных в течение месяца.

2. Обработка типовых отраслевых норм

Изучили и проанализировали отраслевые нормы. Каждый из приказов типовой отраслевой нормы может включать в себя до 200 пунктов которым должны соответствовать внутренние приказы и документы компании. После анализа мы загрузили необходимые типовые отраслевые нормы и распределили их согласно установленным внутренним приказам.

3. Первичная автоматизация процессов

Благодаря синхронизации и выбору программного решения «Информ Центр: Охрана труда» были оцифрованы и актуализированы личные карточки сотрудников. Также, после синхронизации, можно было автоматически сравнить выдачу СИЗ согласно положениям типовых отраслевых норм с их фактической выдачей.

Мы помогли настроить автоматическое формирование бюджета на следующий год, учитывающее потребности в средствах индивидуальной защиты. Запустили систему так, что она автоматически проверяет документы и автоматически сопоставляет данные человека с его потребностями в новых СИЗ согласно положениям, указанным в типовых отраслевых нормах.

4. Обучение сотрудника

Нами были разработаны инструкции и методология для работы с новыми инструментами. Мы успешно обучили специалиста, несмотря на его минимальный опыт работы с внедрёнными программными продуктами.

• мы полностью автоматизировали учёт спецодежды в компании;
• сократили время на проверку документов и подготовку отчётности;
• работать с данными стало удобнее: теперь сотрудники имеют доступ к информации по каждому сотруднику и остаткам на складах СИЗ;
• повысили точность планирования бюджета на закупку СИЗ, что позволяет экономить финансовые ресурсы компании;
• повысили внутренний контроль работы сотрудников и упростили процессы.