– Необходимо подписывать документы усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП) для придания им юридической значимости.
– Хранить подписанные документы непосредственно в учётной системе «1С:ERP Управление холдингом».
– Не отправлять документы контрагентам через ЭДО, так как они предназначены для внутреннего использования.
Также решение должно было работать именно с модифицированными документами компании, а не только с типовыми формами.
Изначальная задача усложнялась тем, что в существующей версии ERP не хватало необходимого функционала, который появился лишь в более поздних релизах.
Ход работы можно представить следующим образом:
1. Развёртывание сервисной системы «1С:Клиент ЭДО»
Была развёрнута отдельная учётная система «1С:Клиент ЭДО Базовая», которая выступила в роли технического посредника.
В этой системе была заведена учётная запись ЭДО для самой же компании. Это позволило настроить в основную ERP-систему обмен с «самой собой» как с условным контрагентом.
2. Доработка самописных документов в «1С:ERP»
Поскольку документы были нестандартными, они были дополнительно доработаны. Цель доработок — обеспечить соответствие техническим требованиям формата «1С:ЭДО» для корректного формирования подписываемого файла.
3. Настройка типового функционала в «1С:ERP»
В основной системе был активирован типовой механизм, позволяющий разделить процессы подписания и отправки документа. Это дало возможность подписать документ УКЭП и сохранить его в базе, не выполняя операцию отправки.
Реализация проекта сопровождалась рядом вызовов, основными из которых являлись следующие:
– Взаимодействие на этапе тестирования. Каждый этап требовал активного участия заказчика, так как для валидации процессов была необходима реальная усиленная квалифицированная электронная подпись.
– Несоответствие самописных документов. Многие внутренние документы изначально не имели обязательных реквизитов (например, тех, что требуются для формирования типового файла в 1С:ЭДО), что потребовало их анализа и доработки.
– Ограничения функциональности версии. На момент начала работ в используемой версии «1С:ERP» отсутствовал некоторый необходимый функционал, что повлияло на выбор архитектуры решения.
– Полный отказ от бумажного документооборота для внутренних самописных документов. Компания исключила затраты на печать, физическое хранение и ручную обработку документов.
– Создание юридически значимого электронного архива внутренних документов, подписанных УКЭП, непосредственно в основной учетной системе «1С:ERP».
– Повышение безопасности и разграничение обязанностей. Внедрённый механизм позволяет разделить права сотрудников на подписание документов и на их отправку (если она потребуется в будущем).
– Готовая и масштабируемая схема. Решение заложило основу для дальнейшего расширения использования ЭДО внутри компании.
На финальном этапе проводится валидация доработанных документов на соответствие требованиям 1С:ЭДО, что займет не более одной недели.
Используемый стек технологий:
* Платформа: 1С:Предприятие 8.3.27.1719
* Основная система: 1С:ERP Управление холдингом 3.2.8.9
* Сервисная система: 1С:Клиент ЭДО Базовая, редакция 2.9 (2.9.15.21)
Если вам нужна помощь или консультации по автоматизации и настройке внутреннего электронного документооборота вашего предприятия, то обращайтесь в Центр консалтинговых проектов. Наши эксперты готовы предложить вам лучшие решения и поддержку.
Подписывайтесь на нас в ВК и в Телеграме чтобы быть в курсе последних новостей и обновлений!