После изменений в налоговом законодательстве с 2023 года многие бухгалтеры столкнулись с ситуацией, когда при расчёте зарплаты в программе «1С:Зарплата и управление персоналом» стандартные вычеты по НДФЛ применяются, на первый взгляд, дважды. Это приводит к ручным исправлениям и сомнениям в корректности учёта. Рассмотрим, почему это происходит и как проверить настройки.
В чем проблема
В расчётном листке сотрудника за один месяц бухгалтер видит сумму вычетов, вдвое превышающую ожидаемую (например, 8 400 рублей вместо 4 200). При автоматическом заполнении документов программа вновь подтягивает «лишний», как кажется, вычет, даже если его удалить вручную. Это вызывает необходимость ежемесячной корректировки и риск ошибок в исчислении НДФЛ.
Почему так происходит
Причина кроется в изменении порядка определения даты получения дохода. С 1 января 2023 года в соответствии со статьёй 223 Налогового кодекса РФ датой получения дохода в виде заработной платы признаётся день её фактической выплаты, а не день начисления.
С точки зрения налогового законодательства, вычет принадлежит не месяцу, в котором сотрудник работал, а месяцу, в котором произошла выплата дохода. Поэтому если выплата зарплаты за март происходит в апреле, то вычет, применённый при этой выплате, считается апрельским.
В связи с этим стандартный налоговый вычет в 1С:ЗУП применяется не к месяцу начисления, а к месяцу, на который приходится первая выплата дохода. Если аванс выплачен в текущем месяце, а окончательный расчёт — в следующем, вычет будет предоставлен дважды в одном документе начисления, но за разные месяцы налогового периода.
Данный порядок полностью соответствует статье 223 НК РФ и разъяснениям ФНС (письмо от 12.12.2023 № БС-4-11/15581@). При камеральной проверке инспектор увидит те же самые суммы вычетов, что и в отчётах 1С. Ручное удаление вычетов, напротив, приведёт к расхождению с данными налогового учёта.
Рассмотрим на примере.
Сотрудник, имеющий двоих детей (вычет 1 400 + 2 800 = 4 200 рублей), принят на работу 5 марта 2026 года.
Аванс за март (выплачен в марте) — применён вычет за март в размере 4 200 рублей.
Окончательный расчёт за март (начислен 31 марта, дата выплаты — апрель) — применён вычет за апрель в размере 4 200 рублей.
В расчётном листке за март отражена общая сумма вычетов 8 400 рублей, что соответствует требованиям законодательства. Вычет за март и апрель предоставлены в марте, поскольку первая выплата дохода в апреле (зарплата за март) произошла в мартовском документе начисления.
Как проверить корректность расчётов
Вместо ручного удаления вычетов рекомендуется использовать штатные инструменты анализа. Для удобства предлагается следующий порядок действий.
Шаг 1. Откройте отчёт «Анализ НДФЛ по датам получения доходов» (раздел «Налоги и взносы» — «Отчёты по налогам и взносам»). Если структуру отчета немного донастроить и добавить под дату получения дохода документ-основание, то в отчёте будет представлена таблица, в которой видно, в каких документах (аванс, зарплата, отпускные) и с какой датой выплаты применены вычеты. Если в мартовском документе «Начисление зарплаты и взносов» стоит дата выплаты апрельская, а вычет в нём присутствует — это соответствует нормативной логике.
Шаг 2. Если остались сомнения, сформируйте отчёт «Подробный анализ НДФЛ по сотруднику». Он позволяет увидеть, за какой именно месяц налогового периода (март, апрель, май) предоставлен каждый вычет, а не просто итоговую сумму в расчётном листке.
Шаг 3. Проверьте даты выплаты дохода в документах начисления. В документе «Начисление зарплаты и взносов» дата выплаты должна соответствовать реальному дню перечисления денежных средств сотруднику.
Настройки 1С:ЗУП, которые стоит проверить
Для корректной автоматической работы вычетов необходимо убедиться в следующих моментах:
-
Даты в документах выплаты. Для аванса и зарплаты должны быть указаны реальные даты. Если окончательный расчёт за март выплачивается 5 апреля, в документе начисления мартовской зарплаты следует указать именно 5 апреля, а не 31 марта.
-
Данные в карточке сотрудника. В разделе «НДФЛ» (ссылка «Право на вычеты») необходимо проверить, что заявление на вычет внесено корректно, указаны даты начала и окончания его применения, а также количество детей в правильной очерёдности (с учётом взрослых детей).
-
Обновление программы. Используется версия 1С:ЗУП не ниже актуальных релизов, в которых реализована поддержка изменений законодательства с 2023 года.
Алгоритм действий на каждый месяц
Чтобы избежать сомнений и ручных правок, рекомендуется придерживаться следующего порядка работы.
-
Начисляя зарплату за отчётный месяц, всегда проверяйте дату выплаты в документе. Если дата выплаты — следующий месяц, будьте готовы увидеть в расчётном листке сумму вычетов, которая включает вычет следующего месяца. Это норма.
-
Не удаляйте вычет вручную в документе начисления. Вместо этого сформируйте отчёт «Анализ НДФЛ по датам получения доходов» и убедитесь, что вычет привязан к правильной дате выплаты.
-
Если вычет кажется ошибочным, не корректируйте его, а проверьте в карточке сотрудника: правильно ли указаны даты начала действия вычета и количество детей.
-
При любых сомнениях используйте отчёт «Подробный анализ НДФЛ по сотруднику» — он показывает распределение вычетов именно по месяцам налогового периода.
Что делать, если ручные правки уже внесены
Если вычеты ранее удалялись вручную, программа могла зафиксировать, что сотрудник недополучил положенную льготу. В этом случае алгоритм следующий.
-
Отменить ручные корректировки в документах прошлых периодов.
-
Заново провести все документы начисления зарплаты и авансов за те месяцы, начиная с того, где впервые возникло расхождение.
-
Сверить данные с отчётом «Подробный анализ НДФЛ по сотруднику».
Регулярные ручные правки без понимания логики работы 1С:ЗУП приводят к нарушению налогового учёта и необходимости ежемесячного «исправления» одних и тех же сумм.
Помощь в настройке 1С:ЗУП
Если самостоятельная проверка не дала результата или вы сомневаетесь в корректности настроек вашей конфигурации, специалисты «Центра консалтинговых проектов» готовы провести аудит учета НДФЛ. Мы поможем настроить программу в соответствии с актуальными требованиями законодательства и исключить необходимость ручной корректировки вычетов.
